يقدم هذا المقال مناقشة لموضوع طلب شكوى من جوانب مختلفة، بأسلوب جاذب، ومنظم، وبصورة حصرية لك تنال رضاك، ويرتبط به قضايا من أهمها: كيفية صياغة خطاب طلب شكوى فكن معنا دوما.
فتابعنا عن كثب عميلنا الكريم، وتكرم بطرح طلباتك، وآرائك من خلال التواصل بنا واتساب: 5332043424.
محتوي المقالة
تقديم طلب شكوى
يقصد به الشكل النهائي للنموذج الذي تقدم به الشكوى، والذي يجب أن يحوي عناصر بارزة كاسم المشتكي و تفاصيل بياناته الرسمية، و المشتكى عليه كذلك، وموضوع الشكوى، والأدلة المثبتة لذلك، وزمان و مكان واقعة الاعتداء التي بسببها قدمت الشكوى، وتحديد الجهة المختصة بدقة.
نموذج طلب شكوى أو تقرير
التقارير أيضا طريقة إجرائية تقدم وفقا نموذج محدد لأغراض معينة أيضا، وتحوي عناصر معينة تحدد وفقا لنوع التقرير المطلوب.
كيفية كتابة طلب شكوى
يقصد بالشكوى إجراء يتخذ كردة فعل على ضرر ما يقع على أي شخص، فقد يكون هذا الضرر صادر من أحد أفراد أسرتك ضدك، و قد يكون في مجال عملك، أو محيط دراستك، أو قد يكون الضرر وقع عليك من جهة أو شخص ليس بينكما سابق معرفة، و في كل الحالات تعد الشكوى وقتها طريقة مشروعة للدفاع عن النفس، و رفع الضرر الواقع على ذاك الشخص.
فمثلا على مستوى الخلافات و الشكاوى في مجال العمل قد يحصل خلاف بين زميلين، و يتضرر بسببه أحد الطرفين، هنا يحبذ للمتضرر ألا يتسرع بتقديم شكوى ضد زميله، وهذا يعد من باب الذوقيات والأخلاق إذ قد يراجع الزميل نفسه، و يأتي لزميله المتضرر ويقدم اعتذاره اليه، و يلتزم بإصلاح ما أتلف إن كان الشكوى سببها تلف مادي مثلا، وهنا يكون من باب حفظ الود يفضل أن يتم الصلح و تعد الشكوى الرسمية وقتها ذات غير جدوى.
فإعطاؤك لزميلك فرصة مراجعة نفسه يعد من حسن أدبك و هي خطوة سيشكرك عليها الجميع لاحقا.
و على كل إن هذه الشكاوى وسيلة قانونية مضمونة لحفظ حقوق الآخرين، على أنه يجب ألا نلجأ إليها إلا بعد عدم تمكننا من حل الأمور بطرق ودية ، فهي حينها تكون آخر الحلول المتاحة أمامنا.
و ترتبط بالشكاوى أمور معينة يجب توضيحها قبل الدخول في الحديث عن طريقة كتابة خطاب الشكوى، ولعل من أهم الأمور التي يجب التنويه إليها في هذا المقال هي:
تحديد جهة الاختصاص التي ستتسلم الشكوى: فقد قسمت الدولة أمورها إلى قطاعات محددة، وكل قطاع وجهة مختصة بمتابعة أمر ما وكل ما يتعلق به، لذا فالتحديد الدقيق لجهة الاختصاص التي سيوجه لها خطاب طلب شكوى يختصر علينا أمورا كثيرة، ويضمن أن يتم استلام الشكوى، و التعامل معها بالشكل المطلوب، وإذا ما كان موضوع الشكوى لا صلة له بالجهة التي قدمت لها الشكوى فإنه يتم رفض استلامها، و من هذا المنطلق تتضح لنا كم ان هذه القضية مهمة جدا في كتابة خطاب طلب شكوى.
كما يعد مراعاة الوقت الزمني الفارق بين زمن الشكوى وزمن حصول الاعتداء المسوغ لتلك الشكوى أمرا ذا أهمية قصوى، فبعض الشكاوى عند تأخر تقديمها تصبح غير ذات جدوى في خطاب طلب شكوى.
بالإضافة إلى ضرورة تحري المتقدم بالشكوى صحة المعلومات التي يدونها في شكواه، فلا يحق له التدليس أو المبالغة، لأن جهة الاختصاص التي ستستلم الشكوى بالتأكيد سوف تقوم بالتحري الدقيق عن تلك المعلومات وستطلب من المشتكي الوثائق و الأدلة اللازمة لإثبات صحة شكواه، وإذا ما قدم أي معلومة خاطئة سيكون خصما يجب محاسبته على خطئه.
كما أن الشكوى يجب أن تقدم بشكل مباشر من الشخص المتضرر الذي وقع عليه الضرر، ولا يحق له توكيل من ينوب عنه بتقديم الشكوى.
كما إن لغة وخط الطلب يلعبان دورا كبيرا في تحقيق غرض خطاب طلب شكوى فاللغة يجب أن تكون مبسطة من الفصحى ، مفهومة، واضحة، حتى يتحقق مراد الشكوى.
وفي عصرنا هذا_ عصر التقدم التكنولوجي _ صارت أغلب تعاملاتنا الكترونية مطبوعة بالكمبيوتر، وصار من النادر التعامل بالمعاملات ذات الكتابة بالخط اليدوي، لذا يفضل أن تطبع الشكوىِ عبر جهاز كمبيوتر، وتنسق وتسلم لجهة الاختصاص وفي ذلك ضمانة لفهم مضمونها، والاستجابة مع غرض خطاب طلب شكوى.
و ختاما تعد طريقة كتابة خطاب طلب شكوى هي بوابة عبور الشكوى نحو الانصاف والاهتمام و الرعاية، لذا سنقدم هنا شرحا مفصلا عن الخطوات اللازمة لكتابة خطاب طلب شكوى بطريقة حديثة، واحترافية ، و حصرية لك عزيزنا العميل فتابعنا:
نقدم في موقعنا طريقة التعليم و الإيضاح المزدوجة التي تدمج بين التنظير و التطبيق لتحقيق أقصى قدر من الاستيعاب، و سنستهل الآن بالخطوات النظرية، و يليها لاحقا النموذج التطبيقي.
اطلع معنا على: نموذج تقديم شكوى لمكتب العمل
الخطوات النظرية لكتابة خطاب طلب شكوى
أولا: يبتدئ كاتب خطاب طلب شكوى موضوعه بذكر الله أي البسملة لما لها من أجواء نفسية تضفيها هذه الافتتاحية الطيبة.
ثانيا: يذكر الشخص أو الجهة المختصة بخطاب طلب شكوى
ثالثا: تحية الجهة المختصة التحية اللائقة بها،
فلكل مقام مقال يليق به ويناسبه.
رابعا: التعريف بموضوع الخطاب بشكل واضح وهو خطاب طلب شكوى.
خامسا: تعريف كاتب خطاب طلب شكوى بنفسه في سطر أو سطرين يذكر اسمه، رقمه الوطني، ورقم هاتفه مع ذكر الشخص أو الجهة المشتكى بها.
سادسا: يستهل الخطاب بالدعاء للجهة المختصة أو للشخصية المخاطبة بالتوفيق في عملها، وتقديم كلمة شكر عن الجهود المبذولة من قبلهم.
سابعا: يذكر مقدم الطلب أسباب تقدمه بالشكوى والمتمثلة في توضيح نوع الاعتداء الذي تعرض له سواء أكان ماديا أم نفسيا.
ثامنا: يشرح المتقدم بطلب شكوى ما يطمح إلى تحقيقه والحصول عليه من تقدمه بهذه الشكوى.
تاسعا: يمثل الاستعطاف في مثل هكذا موضوع محور ومركز القضية، ويسهم في جذب المختص بالطلب للتعاطف مع الموضوع؛ لذا فالاستعطاف سيخدم وبقوة الغرض الرئيس الذي يدفعه لتقديم هذا الطلب .
عاشرا: يختم كاتب الخطاب كلامه بما استهل به من دعاء للجهة المختصة، وشكر وعرفان لاهتمامهم ومتابعتهم وهذه خطوة مهمة.
الحادي عشر: يذيل كاتب الطلب طلبه بالمعلومات الخاصة به التي توضح هوية مقدم خطاب طلب شكوى، وتفاصيل زمان ومكان الشكوى وبيانات المشتكى عليه، وتعبر عن الطابع الرسمي للطلب الذي بطبيعة الحال سيقدم لجهة رسمية للنظر فيه، والرد عليه.
إلى هنا نكون انتهينا عزيزنا العميل من كتابة الخطوات النظرية اللازمة لكتابة مثل هذا الطلب و الآن ننتقل إلى النموذج التطبيقي لتوضيح ما تم شرحه من خطوات نظرية.
النموذج التطبيقي لكتابة خطاب طلب شكوى
(1)
كتابة البسملة في أول خطاب طلب شكوى
بسم الله الرحمن الرحيم
(2)
هنا تم تحديد الجهة المرسل إليها خطاب طلب شكوى
الأخ مدير الشركة المحترم
(3)
هنا يتم كتابة التحية.
تحية طيبة وبعد :
(4)
تحديد الموضوع: خطاب طلب شكوى
(5)
هنا تم التعريف الموجز الطلب : أنا المواطن المشتكي .. . . . .. . . . . . . ،أحمل الرقم الوطني . . . . . . . . . . ……….و رقم هاتفي…… وأتقدم بخطاب شكوى ضد الأخ:……….
(6)
و هنا يستهل الكاتب للطلب طلبه ببعض عبارات الشكر و العرفان وتقديره لاهتمام المخاطب وجهوده في خدمة المواطنين.
الأخ مدير الشركة المحترم
يسعدني أن أتقدم بجزيل العرفان والتقدير لجهودكم الكريمة التي لا تبخلون بها في إدارة هذه الشركة، وتتبع أمور الموظفين على الدوام.
فرعايتكم لمساتها بارزة للعيان ولا تخفى على أحد، فنحن بفضل متابعتكم نستمر في العطاء ونحن مدركون أن عينكم المراقبة كما تترقب نجاحاتنا بالتأكيد هي ترصد اخفاقاتنا وتقصيراتنا، وتوجهها نحو التعديل والتوجيه والتقويم المطلوب.
وبفضل إدارتكم الكريمة تنقلت في أكثر من مكتب داخل هذه الشركة، واكتسبت مهارات وخبرات متنوعة في مجال تخصصي الإداري، وإني هنا تحديدا لأثني وبشدة على هذا التخطيط الإداري المحنك، والتنفيذ الدقيق لتلك الخطط لما فيه صالح العمل، وبذا صالحنا جميعا كأفراد ننتمي لهذا البيت الكبير، ألا وهو شركتنا.
و يطيب لي في هذا المقام أن أتقدم بجزيل الشكر و المحبة لكم، و جزيل الدعاء بأن يعينكم الله ويوفقكم دوما
(7)
و في هذه الخطوة يقدم كاتب الخطاب شرحا مفصلا عن أسباب تقديمه لخطاب طلب شكوى:
سيدي المدير المحترم
أتقدم بهذا الطلب لسبب رئيسي يتمثل في كوني أحد الموظفين القدامى في هذه الشركة، فقد التحقت بالعمل فيها مذ افتتاحها، وشهدت مراحل تطورها مرحلة مرحلة، كما أني تنقلت في مجالات كثيرة داخلها، واكتسبت خبرة وكفاءة أحمد الله عليها.
غير أن أحد الزملاء من الموظفين الجدد الذي يعمل تحت إدارتي في القسم الذي أعمل به أنا حاليا، يتصف – مع الأسف – برعونة التعامل، و قلة الذوق في التصرف، والمماطلة في العمل، و تأخير طلبات الزبائن مما يعكس سمعة غير جيدة عن القسم ، و أتحمل أنا مسؤوليتها الكبرى بوصفي رئيس القسم وواجهته .
و يشهد الله أني أحرص على التعامل معه بما يرضي الله هو وبقية الموظفين الذين يعملون تحت إشرافي، لكنه لا يستجيب لطلباتي و لا توجيهاتي التي تهدف بالدرجة الأولى إلى نجاحنا في العمل كفريق.
لكن يبدو أن هذا الموظف يشكل طاقة سلبية طاردة لأجواء العمل الإيجابية، لذا وجب تقديم شكوى به و تسليمها إليكم، مفصلة وموضحة، ومرفقة بأدلة قصور هذا الموظف وهمجيته حتى يتم التعامل معه وفق قانون الشركة، و لا ضرر و لا ضرار في ذلك.
(8)
و في هذه الجزئية من المفيد تقديم شرح موجز عن ما يطمح المشتكي لتحققه بعد استقبال الشكوى ودراستها من قبل لجنة البحث في الأمر:
سيدي مدير الشركة
إنني أطمح منكم بعد التعمق في الشكوى ودراسة جوانبها والتأكد من صحة جميع تفاصيلها أن تعملوا جهدكم في إلزام هذا الموظف بقوانين العمل، و اتباع أوامر رئيسه المباشر، مالم يتم إيقافه عن العمل و استبداله ب موظف غيره لأنه قد استنفد كل الفرص، و حتى لفت النظر قد استهلكه كليا.
(9)
هنا يذكر جزئية استعطافية عن مشكلته يطرحها بين يدي مديره المسؤول:
إنني الطلب أتقدم بخالص رجائي إليكم بأن تستشعروا و تجدوا حلا سريعا لهذه المعضلة فهي تسبب لي مشكلة في الإنجاز في القسم، وبذا نكون أقل من المستوى المطلوب، ولا ذنب لنا في ذلك سوى أننا بلينا بموظف مهمل كهذا الشخص.
(10)
و يحبذ ختم صيغة خطاب طلب شكوى ببعض كلمات الشكر والدعاء للمدير بالتوفيق في عمله على الدوام:
ختاما نسأل الله أن يوفقكم لما فيه خير و صالح هذه الشركة، و أن يكون عملنا عند حسن ظنكم و الله ولي التوفيق لكم و لنا جميعا لما فيه الصالح العام للعمل في هذه الشركة.
و تقبلوا فائق الشكر، وجزيل التقدير، و الاحترام.
(11)
هنا تم تذييل الرسالة بالاسم، و رقم التلفون و التوقيع.
مقدم الخطاب/
الرقم الوطني/
رقم التلفون/
التوقيع/
ختاما كونوا بالقرب دوما عملاءنا الكرام لتجدوا ما يفيدكم، قدمنا هنا مقالا شاملا عن خطاب طلب شكوى، بشكل جذاب، مبتكر، ووفق احترافية عالية ستلاحظونها بأنفسكم فتواصلوا بنا عبر الواتس آب على الرقم / 5332043424.
