نقدم لكم خلاصة الخبرة، وأبرز ما تحدث به الخبراء، والمفكرون، وقادة الفكر الإداري الحديث، ونجمع ما بين الإدارة، والقانون للحديث عن كتابة الخطابات الرسمية.
تُعد الخطابات الرسمية جزءًا لا يتجزأ من التواصل في الأوساط المهنية والحكومية، حيث تُستخدم لنقل الرسائل والمعلومات بشكل موثوق ومحترم.
من خلال حديثنا عن كتابة الخطابات الرسمية سوف نسلط الضوء على مجموعة من العناصر المتميزة، والمتمثلة في كتابة الخطابات الرسمية، كتابة خطاب رسمي، طريقة كتابة خطاب رسمي، فن كتابة الخطابات الرسمية pdf، طريقة كتابة خطاب رسمي للمدير.
تستطيع عزيزي العميل الحصول على كل الخدمات من خلال موقع برقيات الإلكتروني، حيث نقدم لك عزيزنا العميل أحدث الخطابات، والطلبات النموذجية بأقل تكلفة، وأقل جهد، وأسرع وقت.
وللحصول على كتابة الخطابات الرسمية يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: (966537766633+)
محتوي المقالة
كتابة الخطابات الرسمية
يُولِي العديد من الأفراد والمؤسسات اهتمامًا كبيرًا بِكتابة الخطابات الرسمية بأسلوبٍ نموذجيٍ ومُناسبٍ.
وتكمن أهمية الخطابات الرسمية في كونها أداةً تواصليةً فعّالةً تُستخدم للتعبير عن الأفكار والمُقترحات والطلبات بشكلٍ مُنظمٍ وواضحٍ.
ولا تقتصر أهمية الخطابات الرسمية على الأفراد فقط، بل تمتدّ لتشمل مختلف الجهات الرسمية، حيثُ تُستخدم للتواصل بين هذه الجهات وتبادل المعلومات والبيانات.
وتتطلب كتابة الخطابات الرسمية اتباع قواعد وأصولٍ مُحدّدةٍ، تُساعد على ضمان وضوح الخطاب وفهمهِ، وتحقيق الهدف من كتابتهِ.
إن لفظ “خطاب” بمفرده دليل على وجود لغة محددة من خلالها يتم التحدث إلى الجماهير، والشعوب، وأفراد المجتمع.
وذلك من أجل إثبات معلومة، أو نفيها، وكذلك للتوعية، ولحشد الشعوب، والخطاب أداة مهمة، ووسيلة جميلة للتأثير في الآخرين.
ويمثل لفظ “رسمي” بمفرده دليلًا على أن هذا الشيء يمثل طرفًا ما لديه سيادة، ومكانة، والشيء غير رسمي يعتبر مجهول الهوية، والسيادة، فهو لا يمثل طرفًا محددًا.
الخطاب الرسمي: هو عبارة عن وثيقة تحتوي على أمر، أو إحاطة، أو طلب، أو شكوى من طرف يسمى “المرسل” إلى طرف آخر يسمى “المستقبِل”.
سبق، وأن تحدثنا في العنوان السابق عن النصائح، والتوصيات، والأمور التي يجب الأخذ بها في عين الاعتبار، وذلك من أجل كتابة خطابات رسمية بطريقة صحيحة.
نموذج خطاب طلب مساعدة
اليوم:…
التاريخ:…/…/… هـ
الموافق:…/…/… م
رقم المرجع:…
بسم الله الرحمن الرحيم
السيد:… رئيس جمعية العون الخيرية المحترم.
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، ثم أما بعد:
الموضوع: خطاب طلب مساعدة
بالإشارة إلى الطلب أعلاه أتقدم أنا المواطن:…، وأحمل الجنسية:…، ورقم الهوية الوطنية:…، رقم الهاتف:…، العنوان:…
سيادة مدير الجمعية:
لقد قدر الله -سبحانه وتعالى- على زوجتي بحادث مروري، وهي الآن في المستشفى، ويجب إجراء عملية جراحية لها، وبحسب الإفادة، والتقارير الطبية فإن هذه العملية الجراحية تكلف مبلغًا يقدر بـ … ريال.
وتقبلوا خالص الشكر والتقدير.
مقدم الطلب:…
التوقيع:…
كتابة خطاب رسمي
هناك مجموعة من النصائح، والتعليمات المهمة، والتي يجب الأخذ بها في عين الاعتبار عند كتابة خطابات رسمية وهي خلاصة المعرفة، والتجربة العملية، وتتمثل هذه النصائح في الآتي:
أولًا: ضع لخطابك هدفًا
عزيزي الكاتب المبدع، والقارئ المتميز إن الخطاب الذي لا يسعى إلى تحقيق هدف، وغرض واضح هو خطاب لا قيمة له، وفي حقيقة الأمر لا يسمى خطابًا، وقبل البدء في كتابة الخطاب يجب أن تحدد، وبكل وضوح الهدف الذي ترغب في الوصول إليه.
ثانيًا: اجعل الخطاب مختصرًا
كتابة الخطابات الرسمية يجب أن تكون مختصرة، ولا يجب الإطالة في كتابة الخطاب لأن الخطاب الرسمي يتم تقديمه إلى جهات رسمية، والقائمون على تلك الجهات منشغلون بمهام، وأمور أخرى، والإطالة في الخطاب تجعله يبدو كأنه تقرير، وليس خطابًا في حد ذاته.
ثالثًا: اكتب الخطاب باللغة العربية
عند كتابة الخطابات الرسمية فإنه يجب كتابتها باللغة العربية الفصحى، واستخدام المفردات اللغوية بطريقة صحيحة، وبليغة، وكتابة ألفاظ رنانة، وبديعة، والابتعاد عن الكلمات، والألفاظ غير المفهومة، وكذلك يجب الابتعاد عن الأخطاء اللغوية، والنحوية.
رابعًا: أظهر التقدير والاحترام
عزيزي القارئ يجب كتابة عبارات، وكلمات تظهر الاحترام، والتقدير الكبير للجهة الرسمية، وتجنب المفردات اللغوية المبتذلة، والضعيفة في التعبير.
خامسًا: استخدم الألقاب الرسمية
يجب كتابة ألقاب رسمية تظهر من خلالها المستوى الرفيع الذي يشغله الطرف الذي سيقرأ الخطاب الرسمي، حيث يمكنك عزيزي القارئ كتابة هذه الألقاب الرسمية بهذا الشكل:
المثال الأول: إلى سمو الأمير: محمد بن سلمان بن عبد العزيز حفظك الله ورعاك.
المثال الثاني: السيد:… مدير عام شركة… المبجل.
المثال الثالث: السيد:… رئيس مجلس الإدارة لدى شركة… المحترم.
سادسًا: استخدم الكمبيوتر
عند كتابة الخطابات الرسمية يجب كتابتها عن طريق جهاز الكمبيوتر، وذلك من أجل أن يكون الخطاب الرسمي واضحًا، ومفهومًا.
طريقة كتابة خطاب رسمي
يتساءل الكثير من الأشخاص، والجهات الرسمية عن طريقة كتابة الخطابات الرسمية، وما هي الخطوات التي يجب اتباعها عند كتابة الخطابات الرسمية، وفيما يلي خطوات كتابة خطاب رسمي، والمتمثلة في الآتي:
- الخطوة الأولى: البدء بكتابة اليوم، والتاريخ الهجري، والتاريخ الميلادي، ورقم الخطاب، أو المرجع، وجملة البسملة، وهي “بسم الله الرحمن الرحيم”، وذلك في مقدمة الخطاب الرسمي.
- الخطوة الثانية: توجيه الخطاب الرسمي إلى الجهة المعنية بالخطاب، وهذا الذي تمت الإشارة إليه في البند الخامس من العنوان السابق، وهو استخدام الألقاب الرسمية عند تحديد اسم الجهة الرسمية التي سيتم تقديم الخطاب إليها.
- الخطوة الثالثة: إلقاء التحية، والسلام على الجهة التي سيتم تقديم الخطاب الرسمي إليها، وأجمل صيغة لإلقاء التحية الرسمية هي “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”، وهي تحية الإسلام، والمسلمين، ثم يتم كتابة لفظ “وبعد” مباشرة بعد التحية.
- مثال على ذلك: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد.
- الخطوة الرابعة: كتابة عنوان جذاب للخطاب الرسمي، وإذا استطاع الكاتب كتابة الغرض من الخطاب كعنوان للخطاب بطريقة صحيحة فهذا أفضل، ويجب أن يكون عنوان الخطاب مختصرًا، وواضحًا.
- مثال على ذلك: خطاب مباشرة عمل بعد الإجازة الرسمية
- مثال آخر: خطاب فصل موظف بسبب اعتداء جسدي
- الخطوة الخامسة: كتابة مقدمة قصيرة لا تتجاوز ثلاثين كلمة تمدح من خلالها الدور الفعال الذي يقدمه الطرف الذي سيتم توجيه الخطاب إليه.
- الخطوة السادسة: كتابة بيانات، ومعلومات الطرف الذي سيقوم بتقديم الخطاب الرسمي، وهنا يجب الحرص على أن تكون المعلومات، والبيانات صحيحة، ومؤكدة.
- الخطوة السابعة: شرح مضمون، ومحتوى الخطاب الرسمي، وتوضيح مدى أهمية الخطاب الذي تتحدث عنه، وبيان النتائج المترتبة على هذا الخطاب.
- الخطوة الثامنة: كتابة خاتمة قصيرة لا تتجاوز ثلاثين كلمة تطلب من خلالها تنفيذ ما ورد في الخطاب الرسمي، وبأسلوب مهذب، ومؤدب.
- الخطوة التاسعة: تقديم الشكر، والتقدير، والثناء للجهة التي سيتم تقديم الخطاب الرسمي إليها.
- الخطوة العاشرة: تذييل الخطاب الرسمي باسم وتوقيع الجهة التي قامت بتحرير هذا الخطاب، وإذا كان لدى هذه الجهة “ختم” رسمي خاص بها فإنه يجب تذييل الخطاب بختم الجهة؛ ليصبح بعد ذلك أقوى، وأكثر رسمية.
فن كتابة الخطابات الرسمية pdf
كتابة الخطابات الرسمية فن من الفنون، ومهارة مهمة يجب إتقانها، وممارستها بفاعلية، وكتابة الخطابات الرسمية فن من الفنون الإدارية القديمة، والحديثة، والتي ما زالت قائمة إلى وقتنا الحاضر.
عند كتابة الخطابات الرسمية يجب تصميم وثيقة الخطاب بشكل جميل، ورائع، وكذلك وضع شعار الجهة في الوثيقة الرسمية، وتحديدًا ما يسمى بالإكليشة، وهذا يجعل الخطاب يبدو رسميًّا.
ومن الأمور الفنية التي يجب العمل بها هو تذييل الخطاب بختم الجهة التي يمثلها الخطاب الرسمي، والتوقيع على الخطاب، وكتابة رقم المرجع الخاص بهذا الخطاب.
كذلك كتابة الخطابات الرسمية بلغة عالية المستوى في بلاغتها، وجزالتها، وجاذبيتها، بحيث يبدو الخطاب قَوِيًّا، وله تأثيره على القارئ، والحرص على أن يتضمن الخطاب غرضًا واحدًا، أو قضية واحدة، ولهذا فإن تعدد الطلبات الواردة في الخطاب تجعله يفقد جاذبيته.
نموذج جاهز يوضح فن كتابة خطابات رسمية:
فيما يلي عزيزي القارئ نموذج جاهز يوضح فن كتابة خطابات رسمية، وهو كالآتي:
اليوم:…
التاريخ:…/…/… هـ
الموافق:…/…/… م
رقم المرجع:…
بسم الله الرحمن الرحيم
السيد:… رئيس مجلس الإدارة لدى شركة… المحترم.
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، ثم أما بعد:
الموضوع: خطاب طلب توظيف
سيادة المدير الفاضل:
أنا السيد:…، الجنسية:…، رقم الهوية الوطنية:…، المسمى الوظيفي:…، المؤهل الجامعي:…، التخصص:…، رقم الهاتف:…، العنوان:…
أتقدم إلى سيادتكم بخطاب طلب توظيف لدى شركتكم الرائدة في الشرق الأوسط، وذلك في وظيفة مدير فرع، حيث إن لدي خبرة في هذا الجانب، وفي التخصص نفسه الذي أمتلكه، وسأكون عند حسن الظن، وسأبذل قصارى جهدي في تطوير العمل في الشركة.
وتقبلوا جزيل الشكر والتقدير.
مقدم الطلب:…
التوقيع:…
اقرأ أيضًا: أفضل خطابات وزارة الصحة وطرق تقديمها
طريقة كتابة خطاب رسمي للمدير
إن طريقة كتابة خطاب رسمي إلى مدير شركة، أو مدير بنك، أو مدير مدرسة أمر في غاية الأهمية، ويحتاج إليه الكثير من الأشخاص، ونحن سنقدم لكم في الآتي أسرار كتابة خطاب رسمي بأسلوب بليغ، وبطريقة مؤثرة، وإليكم خطوات كتابة خطاب رسمي للمدير، والتي تتمثل في الآتي:
- الخطوة الأولى: كتابة اسم الجهة، واليوم، والتاريخ، وجملة “بسم الله الرحمن الرحيم” في بداية الخطاب الرسمي.
- الخطوة الثانية: توجيه الخطاب إلى المدير، حيث تلفت من خلاله اهتمام، ونظر المدير في موضوع الخطاب.
- الخطوة الثالثة: إلقاء التحية الإدارية على المدير، وتسمى جملة التحية، وهي “تحية طيبة، وبعد”.
- الخطوة الرابعة: كتابة عنوان الخطاب الرسمي الذي سيتم تقديمه إلى المدير.
- الخطوة الخامسة: كتابة بيانات، ومعلومات الشخص مقدم الخطاب الرسمي للمدير، والذي تعنيه النتيجة المترتبة على الخطاب الرسمي.
- الخطوة السادسة: شرح مضمون، ومحتوى الخطاب الرسمي، والغرض الذي ترغب في تحقيقه من خلال استجابة المدير للخطاب الرسمي.
- الخطوة السابعة: كتابة خاتمة قصيرة تؤكد بها ضرورة، وأهمية الخطاب، وترجو من المدير الاستجابة للخطاب.
- الخطوة الثامنة: كتابة جملة تقدير، وثناء للمدير الذي سيتم تقديم الخطاب إليه.
- الخطوة التاسعة: تذييل الخطاب الرسمي باسم، وتوقيع مقدم الخطاب.
- الخطوة العاشرة: وضع الخطاب الرسمي في ظرف، وتغليفه، ثم تقديمه إلى المدير.
نموذج تطبيقي لخطاب رسمي للمدير:
إليكم نموذج تطبيقي يوضح خطابًا رسميًا للمدير، وهو كالآتي:
اليوم:…
التاريخ:…/…/… هـ
الموافق:…/…/… م
رقم المرجع:…
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى السيد:… مدير عام شركة… المحترم.
تحية طيبة، وبعد:
الموضوع: خطاب فصل موظف
بيانات الموظف:
الاسم:…، الجنسية:…، رقم الهوية الوطنية:…، المسمى الوظيفي:…، الرقم الوظيفي:…، تاريخ التوظيف:…، رقم الهاتف:…، العنوان:…
بالإشارة إلى الموضوع أعلاه، ونظرًا للمخالفة التي ارتكبها الموظف في يوم:… التاريخ:…/…/… ه، الساعة:…، حيث أقدم الموظف على الاعتداء على الموظفين الموجودين في مقر العمل داخل القسم، وقد اعتدى عليهم لَفْظِيًّا، وَجَسَدِيًّا، وقد تدخل موظفو الأمن، وقاموا بإيقاف الموظف مباشرة.
وبناء على المادة رقم… في اللائحة الإدارية الخاصة بالجزاءات، وبعد تكرار الموظف لهذه المخالفة ثلاث مرات متتالية، ومرفق لسيادتكم المخالفات السابقة.
وتقبلوا خالص الشكر، والتقدير.
رئيس القسم:…
التوقيع:…
مسؤول شؤون الموظفين:…
التوقيع:…
مدير الفرع:…
التوقيع:…
الختم:…
بهذا نكون قد وصلنا إلى نهاية حديثنا عن كتابة الخطابات الرسمية، وقد وضحنا من خلال هذا المقال طريقة كتابة خطابات رسمية، وخلاصة النصائح.
والتعليمات التي يجب الأخذ بها عند كتابة خطابات رسمية، وفن كتابة خطابات رسمية بأسلوب بليغ، وبديع.
وللحصول على كتابة الخطابات الرسمية يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم:(966537766633+)
