مرحبًا بكم أعزائي القراء، ومع مقال جديد، وفريد، ويحمل عنوانًا جديدًا، وحديثنا في هذا المقال عن “خطابات”.
ستجد من خلال هذا المقال مجموعة من العناصر المتميزة التي ستساعدك على فهم هذا الموضوع بشكل دقيق، بحيث يمكنك كتابة أي نموذج ترغب في إرساله لأي جهة تريدها.
كما يمكنكم الحصول على مختلف المعاريض والشكاوى الكتابية الرائعة على موقع خدمتنا الرائدة كل ما عليك هو التواصل معنا عبر تطبيق الواتس آب على الرقم التالي/ 966537766633+
محتوي المقالة
خطابات
ما المقصود بكلمة خطاب؟
المقصود به لغة: مشتق من الفعل الثلاثي خطب أي ألقى حديثًا أو كلامًا.
المقصود به اصطلاحًا: هو الكلام الذي يلقى أمام مجموعة من الناس، ويحمل في الغالب شكوى أو رسالة، ويقصد به إثارة انتباه المسؤولين.
الخطاب المكتوب: عبارة عن كلام مكتوب يتقدم به طرف إلى طرف آخر، ويتضمن الحصول على خدمة من الطرف الآخر، أو تعليمات للطرف المتلقي.
الأجزاء الرئيسية للخطاب
الجزء الأول: مقدمة الخطاب
الجزء المهم، والأهم في كتابة الخطابات المؤثرة هو صياغة مقدمة ناجحة في الخطابات تُساعد على الإمساك بزمام تفكير الطرف المتلقي.
إذ يجب أن تحتوي المقدمة على المدح والثناء وإظهار الامتنان للطرف المتلقي.
الجزء الثاني: مضمون الخطاب
عزيزي القارئ لك أن تكتب ما ترغب في الحصول عليه مهما كان ثمنه، وقيمته، وذلك بعد المقدمة الناجحة.
هنا تظهر الأهمية للخطوة الأولى بكل وضوح، ولكن صياغة الهدف من الخطاب الذي سوف تقدمه من الأمور المهمة، ويجب عليك اختيار الكلمات المناسبة في التعبير عما تريد.
الجزء الثالث: خاتمة الخطاب
هناك خاتمة تنسى، وهناك خاتمة تهمل؛ نتيجة الخاتمة السيئة التي يحتويها الخطاب.
وتعتبر خاتمة الخطاب مهمة أيضًا لأنها آخر ما يتم تذكره من قبل الطرف المتلقي، ويجب كتابة خاتمة مؤثرة تجعل قارئ الطلب يستجيب على الفور.
خطابات رسمية
وتوجه الخطابات إما من هيئة حكومية إلى هيئة حكومية أخرى، أو من شخص إلى هيئة حكومية.
ويمكن الاعتماد عليها عند رغبة الفرد أو الموظف في مخاطبة جهة رسمية أو مخاطبة المسؤولين، وغيرها من الحالات التي نستخدم فيها الخطاب الرسمي كوسيلة اتصال أولى، ومعتمدة.
حيث إن أي إدارة عليا عندما تصدر أي أوامر، فإنه يُصدر على هيئة خطاب رسمي.
الموظف أيضًا حين يريد مخاطبة المسؤولين فإنه يعمد إلى تقديم خطاب رسمي.
كذلك المؤسسات الحكومية يكون التواصل بينها عن طريق خطاب رسمي، وكذلك التعيين، وإخلاء الطرف يكون عبر خطاب رسمي، ويشترط في الخطاب الرسمي أن يكون ذي صفة قانونية بين الأطراف المعنية في الخطاب.
مع التطور التكنولوجي ظهر ما يسمى نظام المراسلات الإلكترونية، ولكن الخطاب الرسمي لا يزال محتفظًا بحضوره.
فأغلب الشركات، أو المؤسسات، والأفراد يستخدمون الخطاب الرسمي للحصول على خدمة معينة أو الموافقة على طلب معين، وتنقسم الخطابات الرسمية إلى ثلاثة أنواع:
- خطاب رسمي هابط
وخطاب رسمي هابط هو الخطاب المستخدم من الأعلى إلى الأسفل أي من الإدارة العليا إلى الموظفين في الشركة أو رؤساء الأقسام، ويكون عبارة عن فصل أو تعيين أو تنبيه أو ملاحظات على الموظف. - الخطابات الرسمية الصاعدة
تكون من الأسفل إلى الأعلى، أي من الموظفين إلى رؤساء الأقسام، ومن رؤساء الأقسام إلى الإدارة العليا، وهي عبارة عن طلبات أو تقارير وإحصائيات ويستخدمها الموظفين والأفراد في تقديم خطاب إجازة أو خطاب استقالة أو خطاب إعفاء وغيرها من الطلبات. - الخطابات الرسمية الأفقية
هي التي تكون في نطاق المصالح المشتركة ولا يوجد فيها أي إصدار للأوامر وتتم بين الشركات، والمؤسسات، والإدارات العليا، وغيرهم.
خطابات مكتوبة
هي التي تمت كتابتها ممن لديه خبرة في معايير كتابة الخطاب مثل المحامين وغيرهم، حيث إن الخطاب المكتوب لا يختلف سواء سيقدم من شخص إلى جهة حكومية أو من جهة حكومية إلى جهة حكومية أخرى.
يشترط في هذا النوع أن يكون محتفظًا بعناصر مهمة، حيث إن الطلب المكتوب بصيغة غير مناسبة لا يمكن اعتماده البتة.
وعند كتابة نموذج لهذا يجب تحديد الجهة التي سيتم تقديم الخطاب لها، وهل هي الجهة التي ستحقق لك الغاية من الخطاب؟
إذ يجب تحديد متلقي الخطاب، بذكر اسم الجهة المرسل إليها، سواء وزارة أو شركة واستخدام اللقب المناسب لكل جهة.
توجد هناك معايير وخطوات وأمور يجب مراعاتها عند تقديم خطاب مكتوب، وهي كالآتي:
- الالتزام بالصيغة الصحيحة للخطاب، أي يجب أولًا أن يبدأ الخطاب بإلقاء التحية وكتابة الجملة الشهيرة أما بعد، ثم كتابة اسم الشخص المرسل للخطاب وكتابة الغرض الأساس من الخطاب بأسلوب واضح.
- يجب تقسيم محتوى الخطاب حتى يتم توضيح الغرض منه مع التركيز على وضوح ودقة محتوى الخطاب.
- يجب أن تحتوي خاتمة الخطاب على كلمات شكر وثناء للجهة المعنية بالخطاب.
- يجب تذييل الخطاب بكتابة اسم الشخص المرسل وبريده الإلكتروني والتاريخ والتوقيع.
صيغة خطابات جاهزة
وتتم كتابتها للجهات الحكومية، وغير الحكومية، ويلزم كتابتها وفق مواصفات معينة، سنقدم لكم مجموعة من النماذج، حيث تتم تعبئتها بالبيانات ثم طباعتها:
الصيغة الأولى:
بسم الله الرحمن الرحيم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أما بعد:
سيادة الأخ…… مدير شركة……
من دواعي سروري أن أتقدم إلى سيادتكم بهذا الخطاب والذي يتضمن……
وأتمنى من سيادتكم النظر فيما تضمنه خطابي.
وتقبلوا خالص شكري وتقديري.
مقدم الطلب/
التاريخ/
التوقيع/
الصيغة الثانية:
بسم الله الرحمن الرحيم
بعد التحية العطرة:
السيد مدير مؤسسة…… المحترم
أتقدم إليكم وكلي شكر على ما تقدموه لنا من مجهودات في الشركة،
أنا الموظف…… أتقدم إلى سيادتكم بطلب نقلي إلى فرع المؤسسة الآخر، علمًا بأني غيرت مسكني، ونظرًا لبعد المسافة فأنا
أطلب طلبي هذا عاجلًا حتى أستطيع ممارسة وظيفتي في أقرب وقت ودون تأخير.
مع وافر شكري واحترامي لكم.
مقدم الطلب/
التاريخ/
التوقيع/
خطابات الضمان
تعتبر وسيلة لتسهيل النشاط التجاري، والمعاملات التجارية، بحيث إذا رغب شخص بالتعامل مع أي جهة يجب عليه أن يقدم على خطاب الضمان في أحد البنوك، أو المصارف الذي يعتبر عميلًا فيها.
حينها يسمى هذا الشخص العميل، والجهة التي سيتعامل معها الجهة المستفيدة، والبنك هو المسؤول أمام جميع الأطراف بدفع المبالغ المالية للجهة المستفيدة، وبذلك يشعر العميل، والجهة المستفيدة بالطمأنينة لأن الطرف الوسيط هو البنك.
جهات إرسال الخطابات
هي الوجهة، والقبلة المتلقية للخطاب، فعندما يقوم الفرد بكتابة خطاب فإن عليه أولًا تحديد لمن سيرسل الخطاب، ومن هي الجهة المستقبلة للخطاب، وتختلف جهات إرسال الخطابات حسب ما يتضمنه الخطاب.
فإذا كان الخطاب موجهًا للوزارة فإن الإرسال سيكون للوزارة، وإذا كان الخطاب مرسلًا للإمارة فإنه يرسل للإمارة، لأنه يصح أن يكون هناك خطاب للوازرة، ويتم إرساله إلى ديوان المظالم.
فعند تحديد جهة إرسال الخطاب يتسنى للفرد كتابة الخطاب بالشكل الصحيح حسب الجهة المرسل إليها.
طريقة كتابة خطابات رسمية
يحتاج العديد من الأفراد في وقت ما إلى كتابة خطاب إلى جهة من الجهات لتحقيق منفعة شخصية، وفي هذه الحالة يتطلب على الفرد كتابة خطاب رسمي بصيغة محددة للجهة المرسل إليها الخطاب.
وليس أي شخص يقوم بكتابة خطاب رسمي بل يكلف في كتابته شخصًا متخصصًا يكون على معرفة بأنواع الخطاب الرسمي.
ويكون إما من جهة رسمية إلى أخرى، وإما يكون فردًا عاملًا في جهة يقوم بإرسال خطاب رسمي إلى هذه الجهة، ويكون على معرفة أيضًا بأشكال الخطاب الرسمي من حيث الخط، ولون الورق، ووجود الشعار فيها.
عزيزي القارئ الكريم سنتعرف على طريقة كتابة الخطابات الرسمية، وهي كالآتي:
- يجب أن يبدأ الخطاب بتحية الإسلام، وهي “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”.
- يكتب في أسفل التحية اسم الجهة، أو الشخص المرسل إليه الخطاب، وكتابة صفته، وكتابة تحية مخصوصة له.
- كتابة الجملة الشهيرة “تحية طيبة، وبعد” في السطر التالي.
- البدء في مضمون الخطاب ويجب أن يكون بأسلوب منطقي، وواضح وخالٍ من المشاعر، وتجنب طلب أشياء غير واقعية.
- يجب أن تكون هناك مصداقية في معلومات الخطاب، والالتزام بالموضوعية.
- يجب مراعاة تقسيم محتوى الخطاب بشكل يوضح الغرض من الخطاب.
- نختم الخطاب بكتابة بعض كلمات الثناء والشكر.
- كتابة البيانات الخاصة بمقدم الخطاب، وتوقيعه في أسفل الخطاب.
خطابات الضمان والاعتمادات المستندية
يعتبر هذا النوع من الخطابات، والاعتمادات المستندية تعاملات تتم في البنوك، والمصارف تحقق أهمية كبيرة في التمويل التجاري، حيث يستفيد من خطاب الضمان كل من العميل، والمستفيد، والبنك.
لا تنسَ عزيزي القارئ أهمية الاعتمادات المستندية التي ساعدت في عملية الاستيراد، والتصدير، على الرغم من تساوي المصلحة من خطاب الضمان والاعتمادات المستندية ولكن يوجد اختلاف بينهما.
ما المقصود بخطاب الضمان؟
هو تعهد من البنك بدفع المبلغ المالي للجهة المستفيدة دون أخذ أمر من العميل، والاعتمادات المستندية هي عبارة عن تعهد صادر من البنك بطلب من أحد عملائه.
ويعتبر البنك المصدر، والعميل المستورد، حيث يقوم بالتعهد بدفع مبلغ مالي لصالح المصدر مقابل استلام مستندات، ووثائق مطابقة لشروط الاعتماد المستندي.
يتكون الاعتماد المستندي من عدة أطراف، وهي (المشتري، المستفيد، البنك فاتح الاعتماد، البنك المراسل).
كما يختلفان أيضًا من ناحية السداد حيث في خطاب الضمان يتم التسديد في حالة عدم وفاء العميل في التسديد عند أول طلب للمستفيد، بينما في الاعتمادات المستندية يتم التسديد بمجرد وصول المستندات، ومطابقتها لشروط الاعتماد.
شرح خطابات الضمان
هي عبارة عن تعهدات تصدر من أحد البنوك بطلب من عميل للبنك؛ لصالح مستفيد، ويتعهد البنك بدفع المبلغ المالي كامل في حالة مطالبة المستفيد بالمبلغ، يشترط على صحة خطاب الضمان توفر ثلاثة أطراف، وهم:
- العميل: وهو الشخص الذي يطلب من البنك الذي يتعامل معه إصدار خطاب ضمان بينه وبين المستفيد الذي تجمعهم علاقة بعقد مبرم، حيث يلتزم هذا الطرف بدفع المبلغ المالي المسجل في خطاب الضمان، ودفع عمولات للبنك المترتبة على إصدار خطاب الضمان.
- البنك: وهي الجهة المستقبلة لطلب العميل بإصدار خطاب الضمان، وتلتزم هذه الجهة بدفع المبلغ المالي عند طلب الجهة المستفيدة دون النظر إلى اعتراض العميل.
- المستفيد: وهي الجهة المستفيدة من خطاب الضمان، والتي يحق لها إلغاء خطاب الضمان.
معلومات عن خطاب الضمان
- يقوم على ثلاثة أركان (العميل، البنك، المستفيد).
- لا يضمن البنك أي قانون على حسن تنفيذ العقد المبرم.
- يلتزم البنك بالدفع بمدة سريان خطاب الضمان.
- تكون العلاقة بين العميل والمستفيد مستقلة عن علاقة العميل، والمستفيد بالبنك.
- يحق لشخص واحد إلغاء خطاب الضمان وهو المستفيد.
- يجوز للمستفيد التعديل في خطاب الضمان.
- خطابات الضمان مبنية على أسس وشروط مصرفية قانونية.
- يجب أن يكون غير معلق بشرط.
- لا يشترط أن يقبل المستفيد خطاب الضمان، يكفي فقط ألا يعترض عليه.
- يوفر الحماية الكاملة والضمان لجميع الأطراف ويمنع من الوقوع في فخ الغش، والاحتيال.
مفهوم خطاب الضمان
مفهوم خطاب الضمان، وهي عبارة عن وثيقة يمنحها البنك بأمر واحد من عملاء البنك، يلتزم بما اتفق فيه لصالح المستفيد.
ويدفع المبلغ المعين عند أول طلب للمستفيد لمبلغه المالي، في حالة تقاعس العميل عن تسديد المبلغ، بشرط أن يتم ذلك في فترة سريان محدودة.
ما تريد معرفته عن خطاب الضمان
خطاب بنك الضمان تعهد صادر من بنك وفق شروط وأحكام محددة، ويشترط توفر توقيعات البنك عليه، يتضمن خطاب الضمان مبلغًا معينًا يدفع للمستفيد عند المطالبة به.
ولا يحق لأي جهة تداول المبلغ المالي، ولا يعتبر خطاب الضمان ورقة تجارية عادية لذلك لا يجب تحويله أو تداوله.
خطاب الضمان تكون التزاماته محددة، ويكون لخطاب الضمان ثلاثة أطراف حتى يثبت صحته، وهم: البنك، والعميل الابتدائي، خطاب الضمان النهائي، خطاب الضمان الجمركي، خطاب الضمان الملاحي، خطاب ضمان الصيانة.
بهذا الشكل نكون قد وصلنا إلى نهاية مقال خطابات الضمان الذي تضمن مجموعة من العناوين المميزة، وهي:
الخطابات الرسمية، الخطابات المكتوبة، صيغة الخطابات الجاهزة، خطاب الضمان، جهات إرسال الخطابات، طريقة كتابة الخطابات الرسمية، خطاب الضمان والاعتمادات المستندية، شرح خطاب الضمان، معلومات عن خطاب الضمان, مفهوم خطاب الضمان، ما تريد معرفته عن خطاب الضمان.
كما يمكنكم الحصول على مختلف المعاريض والشكاوى الكتابية الرائعة على موقع خدمتنا الرائدة كل ما عليك هو التواصل معنا عبر تطبيق الواتس آب على الرقم التالي/ 966537766633+
