يُعد كتابة معاريض وخطابات واحدًا من أكثر المهارات البحثية والعملية المطلوبة لدى المواطنين والمقيمين، خاصة مع التوسع في التعاملات الحكومية الرقمية واشتراط تقديم خطابات رسمية دقيقة وواضحة، كما أن انتشار دورات كتابة المحتوى ساهم في رفع الوعي بأهمية الصياغة الاحترافية وأثرها المباشر على قبول الطلبات الرسمية، لذا حرصنا خلال السطور التالية على توضيح الفرق بين المعروض والخطاب، وأهم العناصر التي يتكون منها الخطاب الرسمي، بالإضافة إلى أنواع المعاريض، والصيغ الجاهزة الشائعة لهم.
بينما حرص موقع برقيات على تقديم خدمة كتابة معاريض وخطابات بأعلى جودة، حيث يتم إعدادها على يد نخبة من كبار الخبراء السعوديين، ذوي الخبرة الطويلة بالمجال، الذين يتميزون بقدرتهم على صياغة وتخصيص الطلبات وفقًا لاحتياجات كل عميل على حدى، بالإضافة إلى اتباع القواعد والقوانين المتبعة داخل الجهة المعنية، مما يضمن قبولها من المسؤولين بكل سهولة ويسر وبدون أي تعقيدات.
محتوي المقالة
ما هو الفرق بين المعروض والخطاب؟
تُعد معرفة الفرق بين المعروض والخطاب خطوة أساسية لفهم فن كتابة معاريض وخطابات بشكل احترافي، إذ إن لكل منهما استخدامًا مختلفًا وصياغة خاصة، في حين يمكن توضيح الفرق بينهم كما يلي:
- المعروض:
هو طلب شخصي يقدّمه فرد إلى جهة عليا أو شخصية مسؤولة بهدف الحصول على خدمة معينة، مثل: (طلب مساعدة مالية، طلب نقل وظيفي، طلب إعفاء، أو طلب علاج)، ويعتمد المعروض على أسلوب مباشر وطلب واضح مدعوم بالأسباب.
- الخطاب:
مستند رسمي يُوجه عادةً بين جهة وجهة أخرى، مثل: (الوزارات، الشركات، المؤسسات الحكومية، أو الإدارات)، ويتميز بأسلوب رسمي أكثر وبنية لغوية أوسع من المعروض، وقد يتضمن توصيات، تبليغات، تعليمات، أو طلبات وظيفية مثل خطاب طلب وظيفة.
أهم عناصر كتابة معاريض وخطابات
تحتاج كتابة معاريض وخطابات إلى التزام دقيق بعدة عناصر لضمان قبول الطلب أو الخطاب لدى الجهة المقصودة، والتي يمكن توضيحها بالتفصيل كما يلي:
- البيانات الأساسية للمرسل، والتي تتمثل في كل من:
- كتابة اسم المرسل كاملًا.
- كتابة رقم الهوية الوطنية أو الإقامة.
- تحديد الجهة المرسل إليها.
- صياغة التحية الرسمية، مثل: (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، تحية طيبة وبعد).
- تحديد موضوع المعروض أو الخطاب، وذلك من خلال كتابة عنوان واضح، مثل: (معروض طلب مساعدة).
- عرض الأسباب والدوافع عبر توضيح خلفية الطلب، بالإضافة إلى ذكر الظروف أو الاحتياجات التي تدعم قبول الطلب.
- كتابة الطلب الأساسي، على أن يكون واضحًا ومحددًا دون مبالغة.
- إرفاق الوثائق والمستندات، والمتمثلة في: (تقارير طبية، مستندات مالية، شهادات، أو عقود).
- ختم الخطاب بتقديم الشكر والتقدير للمسؤولين.
- كتابة معلومات التواصل للمرسل.
- إضافة التوقيع والتاريخ.
في حين يمكن الحصول على نموذج خطاب رسمي احترافي عبر التواصل بموقع برقيات، الذي يُد من أبرز مواقع الخدمات الكتابية بالمملكة، حيث حرص الموقع على التعاون مع مجموعة من أمهر الكُتاب المحترفين بالمجال، الذين يحرصون على اتباع البروتوكولات المتبعة بكل جهة، مما يضمن سهولة مراجعة الطلبات وقبولها من المعنيين بسهولة وبدون عقبات.
أهمية كتابة معاريض وخطابات
تلعب كتابة معاريض وخطابات دورًا محوريًا في حياة الأفراد والمؤسسات على حد سواء، فهي الوسيلة الرسمية للتواصل وطلب الخدمات والحقوق، بينما يمكن توضيح أهميتها كما يلي:
- تسهيل قبول الطلبات من الجهات الرسمية.
- إظهار الاحترافية واحترام الجهة الموجه لها الخطاب.
- تقليل الرفض بسبب الأخطاء اللغوية أو سوء الصياغة.
- تنظيم المعلومات وتقديمها بشكل واضح ومنطقي.
- تمثيل المرسل بطريقة إيجابية تزيد من فرص الموافقة.
- إثبات قانوني مكتوب يمكن الرجوع إليه عند الحاجة.
أهم الجهات الموجه لها الخطابات الرسمية
تختلف الجهات التي تُوجه لها كتابة معاريض وخطابات بحسب طبيعة الطلب، وقد تشمل جهات حكومية أو خاصة، ومن أبرزها ما يلي:
- أمراء المناطق والإمارات.
- الوزارات الحكومية.
- الجهات القضائية والمحاكم.
- الجهات الأمنية.
- المستشفيات والجهات الصحية.
- الجامعات والمؤسسات التعليمية.
- شركات القطاع الخاص.
- صناديق الدعم والتنمية الاجتماعية.
أهم أنواع المعاريض والخطابات
تتعدد أنواع الخطابات والمعاريض حسب الهدف والجهة المرسلة إليها، ومن أهم هذه الأنواع:
- طلب مساعدة مالية.
- معروض طلب علاج.
- معروض طلب نقل وظيفي.
- خطاب طلب وظيفة.
- خطاب استقالة رسمي.
- خطاب شكر وتقدير.
- خطاب اعتراض أو تظلم.
- خطاب تكليف أو تفويض.
نصائح عند كتابة الخطابات الرسمية
يجب اتباع النصائح الصحيحة التالية، التي تساعد على كتابة معاريض وخطابات احترافية، من أجل ضمان إيصال الرسالة بوضوح وزيادة احتمالية قبول الطلب:
- استخدام لغة رسمية واضحة خالية من الأخطاء.
- تجنب الإطالة والدخول في تفاصيل غير مهمة.
- الالتزام بالتنسيق الرسمي والعناوين المناسبة.
- مراجعة الخطاب قبل الإرسال للتأكد من سلامته.
- اختيار كلمات قوية ولبقة في الوقت نفسه.
- كتابة البيانات كاملة دون خطأ أو نقصان.
صيغة معروض رسمي
يحتاج المواطنون والمقيمون في المملكة إلى نموذج معروض جاهز يساعدهم في تقديم طلباتهم بسرعة واحترافية، في حين يمكن الاستعانة بـ نموذج المعروض الجاهز التالي:
|
بسم الله الرحمن الرحيم سعادة/ …………………………………………………………………………………. حفظه الله السلام عليكم ورحمة الله وبركاته .. أما بعد،، أرفع إلى مقامكم الكريم هذا المعروض راجيًا من الله ثم منكم النظر في طلبي وهو: ………………………………….. (يُذكر الطلب هنا بشكل واضح ومحدد). حيث إنني …………………………………………………… (شرح مختصر للأسباب والظروف الداعمة للطلب). وأتطلع إلى موافقتكم الكريمة، راجيًا أن يحظى طلبي بقبولكم. مع خالص الشكر والتقدير. الاسم: ………………………………………………………………………………………………… رقم الهوية: …………………………………………………………………………………………… الجوال: ………………………………………………………………………………………………. التاريخ: ………………………………………………………………………………………………. التوقيع: ……………………………………………………………………………………………….. |
نموذج خطاب رسمي جاهز
يبحث الكثير من المواطنين والمقيمين عن نموذج خطاب رسمي جاهز بدلًا من كتابة معاريض وخطابات، وذلك من أجل تقديمه إلى جهة حكومية أو خاصة بطريقة احترافية، في حين يمكن الاستعانة بالنموذج الاحترافي التالي:
|
سعادة مدير/ ………………………………………………………………………………… المحترم السلام عليكم ورحمة الله وبركاته .. أما بعد،، الموضوع: خطاب طلب وظيفة أتقدم إلى سيادتكم بطلب التحاق بوظيفة ……………………….. (يُذكر المسمى الوظيفي)، لما أملكه من خبرات ومهارات تؤهلني للقيام بمهام الوظيفة بكفاءة. أرفق لكم سيرتي الذاتية وجميع المستندات المطلوبة، وآمل منكم منحي فرصة لمقابلة شخصية. وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير. الاسم: …………………………………………………………………………………………………. رقم الهوية: …………………………………………………………………………………………….. الجوال: ……………………………………………………………………………………………….. التوقيع: ………………………………………………………………………………………………… |
كيف أكتب معروضًا للامارة بطريقة قانونية دقيقة؟
تتطلب كتابة معروض للإمارة الالتزام بالضوابط الرسمية وتسلسل المعلومات بطريقة قانونية، وذلك من خلال اتباع الخطوات التالية:
- كتابة البيانات الشخصية كاملة.
- توجيه المعروض إلى أمير المنطقة أو نائبه.
- استخدام لغة رسمية خالية من الأخطاء.
- توضيح موضوع الطلب في سطر محدد.
- عرض الأسباب بشكل مختصر وموضوعي.
- إرفاق المستندات الداعمة للطلب.
- ختم المعروض بالشكر والتوقيع والتاريخ.
ما هي شروط كتابة المعروض؟
يوجد مجموعة من الشروط التي يجب الالتزام بها لضمان قبول المعروض، والتي تتمثل في:
- الاختصار دون الإخلال بالمعلومات والغرض من المعروض.
- الوضوح والدقة في عرض الطلب.
- الابتعاد عن العبارات غير الرسمية.
- تقديم أسباب منطقية للطلب.
- الالتزام بالتسلسل الصحيح للعناصر.
- كتابة البيانات الشخصية كاملة.
ماذا أكتب في بداية الخطاب؟
تُعد بداية كتابة معاريض وخطابات أول ما تقع عليه عين الجهة المستقبلة، ولذلك يجب أن تكون رسمية ومختصرة، وتحتوي على:
- التحية الرسمية.
- التسمية إن لزم الأمر.
- تحديد الجهة الموجه إليها الخطاب.
- كتابة عنوان الموضوع.
كيف تبدأ رسالة رسمية؟
تساعد بداية الرسالة الرسمية أسلوب خاص يحافظ على طابعها الاحترافي، لذلك يجب مراعاة ما يلي:
- استخدام تحية رسمية.
- تقديم جملة تمهيدية قصيرة.
- تحديد هدف الخطاب بشكل واضح.
- الانتقال بسلاسة إلى مضمون الرسالة.
ما هي صيغة معروض طلب المساعدة؟
يجب أن صيغة معروض طلب المساعدة مباشرة وواضحة، مثل: (سعادة/ …………. المحترم، السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أتقدم إلى مقامكم بطلب مساعدة مالية نظرًا لظروفي الصعبة المتمثلة في (يُذكر السبب)، راجياً من الله ثم منكم قبول طلبي، وشكرًا لكم).
ما هي أساسيات فن كتابة الخطابات؟
يعتمد فن كتابة معاريض وخطابات على مجموعة من الأسس التي تضمن احترافية الصياغة، والمتمثلة في:
- الوضوح واستخدام لغة رسمية.
- الترتيب المنطقي للمعلومات.
- الدقة في عرض الطلب.
- الابتعاد عن الإطالة.
- استخدام المفردات المناسبة للجهة الرسمية.
من أين أبدأ بكتابة الرسالة؟
تبدأ كتابة الرسالة بخطوات منظمة تساعدك على صياغتها بشكل احترافي، ويمكن توضيحها كما يلي:
- تحديد الهدف من الرسالة.
- جمع البيانات والمستندات اللازمة.
- كتابة التحية الرسمية.
- تحديد موضوع الرسالة في سطر واضح.
- البدء بالمقدمة ثم الأسباب ثم الطلب.
كيف أنهي رسالة رسمية؟
تعتبر الخاتمة جزء جوهري يعكس الاحترافية والاحترام للجهة الموجه إليها الخطاب، لذا يجب أن تتضمن على:
- تقديم الشكر والتقدير.
- إعادة ذكر رقم التواصل.
- كتابة التوقيع والتاريخ.
- استخدام عبارات ختامية رسمية، مثل: (وتفضلوا بقبول فائق الاحترام).
كيف أخاطب جهة رسمية؟
تتطلب مخاطبة الجهات الرسمية لغة محددة وأساليب خاصة تضمن وصول الرسالة باحترافية، وذلك من خلال:
- استخدام ألقاب رسمية صحيحة.
- الكتابة بأسلوب مهذب وواضح.
- تجنب الأخطاء الإملائية واللغوية.
- الالتزام بالتنسيق الرسمي.
- توضيح الهدف من الخطاب دون مبالغة.
ختامًا لقد تعرفنا معًا على أهم عناصر كتابة معاريض وخطابات، بالإضافة إلى الفرق بينهم، في حين يمكن الحصول على نموذج معروض أو خطاب رسمي احترافي، وذلك عبر التواصل بموقع برقيات، الذي حرص على تقديم الخدمة بأعلى جودة وأقل تكلفة، حيث يتعاون مع مجموعة من أمهر الكُتاب ذوي الخبرة الواسعة بالمجال، الذين يتميزون بقدرتهم على تخصيص وتعديل الطلبات وفقًا لاحتياجات كل عميل على حدة، بالإضافة إلى اتباع اللوائح والقوانين المتبعة بالجهة، مما يضمن قبولها من المسؤولين دون عناء، لذا لا تتردد وتواصل بالموقع الآن لطلب الخدمة.
