إن الخطابات الرسمية هي لغة التخاطب اليوم ما بين الجهات الرسمية التي لها كيانها، وسيادتها.
وأصبحت الخطابات الرسمية تشكل أهمية كبيرة بشكل واضح، وملحوظ.
وتجد الجهات الرسمية تلجأ إلى كتابة خطابات رسمية، وإرسالها إلى جهة أخرى لأغراض محددة، وأهداف معروفة.
فالأمر لم يقتصر فقط على الخطابات الرسمية ما بين رجال الأعمال، والجهات المختلفة، ولكنه تعدى إلى كونها لغة التخاطب ما بين الدول، والحضارات قديمًا، وحديثًا.
عزيزي القارئ الكريم سوف نتحدث هنا في هذا المقال الفريد، والجديد عن كتابة خطابات رسمية.
وسوف نوضح الطريقة المثلى في كتابة خطابات رسمية، وكذلك كيفية كتابة خطابات رسمية، وسوف نسلط الضوء على كتابة الخطابات الإدارية بطريقة احترافية، ورائعة.
وللحصول على كتابة خطابات رسمية يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: 966537766633+
محتوي المقالة
كتابة خطابات رسمية
كتابة الخطابات الرسمية فنٌ فريدٌ يتطلب مهارات لغوية متقدمة للتعبير بوضوح وفعالية، وجذب انتباه القارئ، والتأثير على مشاعره وتفكيره لتحقيق الهدف المنشود.
يُعدّ إتقان هذا الفن تحديًا للبعض، خاصةً الذين يعانون من ضعف في اللغة العربية أو التعبير الإنشائي.
عزيزي القارئ المهتم هل كل يمكننا القول إن كل الخطابات المكتوبة هي خطابات رسمية؟ وهل كل الكتابات الرسمية هي خطابات رسمية؟
للخطابات الرسمية خصائص وسمات تميزها عن غيرها من الكتابات. بينما يُطلق على الكتابة الرسمية التي تزيد عن صفحة واحدة اسم “تقرير رسمي”، تُعرف الكتابات الرسمية القصيرة باسم “مذكرة رسمية” أو “قرار رسمي”.
ببساطة، تُعدّ الخطابات الرسمية جزءًا من الكتابات الرسمية، لكن ليست كل الكتابة الرسمية خطابات.
أساسيات كتابة خطابات رسمية
من أجل تبسيط فكرة كتابة خطابات رسمية، فإننا ننصح القراء الكرام بأن يقوموا بتقسيم الخطاب الرسمي إلى ثلاثة أجزاء رئيسية، بحيث يتضمن كل جزء من تلك الأجزاء أمورًا معروفة، وعند كتابة خطابات رسمية يجب التركيز على تلك الأمور، وكتابتها، وهي كالآتي:
- الجزء الأول: كتابة مقدمة الخطاب الرسمي: إنها مفتاح الدخول إلى عقل، وقلب القارئ، وهي الجزء الأكثر أهمية الذي يتكون منه الخطاب الرسمي، حيث يستطيع الكاتب من خلالها لفت الانتباه، وجذب القارئ، وإظهار أهمية الخطاب الرسمي، ومنذ الوهلة الأولى يشعر القارئ بأهمية الخطاب الرسمي الذي بين يديه، ويجب كتابة هذا الجزء بمهارة عالية، وأسلوب مؤثر.
- الجزء الثاني: كتابة محتوى الخطاب الرسمي: عزيزي القارئ الكريم لا يقل المحتوى الذي يتكون منه الخطاب الرسمي أهمية عن المقدمة، حيث يمثل المحتوى الهدف الذي يسعى إلى تحقيقه الخطاب، وكذلك الغرض الذي كتب لأجله الخطاب الرسمي، وهنا يجب كتابة المطلوب بشكل واضح، ولا ننصح بكتابة أكثر من غرض في خطاب واحد؛ من أجل المحافظة على عدم تشتيت ذهن الطرف الذي سوف يقرأ الخطاب الرسمي.
- الجزء الثالث: كتابة خاتمة الخطاب الرسمي: إنها نقطة النهاية، وخاتمة الحكاية، وهنا يجب التركيز على إظهار الاهتمام، والامتنان، والتقدير للطرف الذي تم توجيه الخطاب الرسمي إليه، ويجب تذييل الخطاب باسم الطرف الذي يمثله الخطاب الرسمي، وكذلك التوقيع على الخطاب الرسمي في الأسفل، وإذا كان لدى الطرف الذي يمثله الخطاب الرسمي “ختم” فإنه يجب وضع “ختم الجهة” في أسفل الخطاب تحت التوقيع مباشرة.
طريقة كتابة خطابات رسمية
سوف نقدم للسادة القراء، والمتابعين الكرام طريقة فريدة من نوعها من أجل كتابة خطابات رسمية مؤثرة، وذلك من خلال الخطوات التطبيقية التالية:
- كتابة اسم الجهة، واليوم، والتاريخ الهجري، والموافق، ورقم الخطاب، ورقم الهاتف، وجملة البسملة، وهي “بسم الله الرحمن الرحيم” في مقدمة كتابة خطابات رسمية.
- توجيه الخطاب الرسمي إلى الجهة التي سوف تتلقى الخطاب، وذلك من خلال كتابة اسم الجهة الرسمية، والمسؤول على تلك الجهة.
- إلقاء التحية إلى الجهة الرسمية التي سوف تتلقى الخطاب، وجملة التحية هي “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”، أو “تحية طيبة”، ويليها لفظ “وبعد” للانتقال إلى عنوان الخطاب الرسمي.
- كتابة عنوان الخطاب الرسمي، وهناك قواعد رئيسية يجب علينا مراعاتها عند كتابة عنوان الخطاب، وهي:
- يجب أن يكون عنوان الخطاب الرسمي مختصرًا.
- يجب أن يكون عنوان الخطابات الرسمية شاملًا.
- يجب أن يكون عنوان الخطاب الرسمي جذابًا.
- يجب أن يكون عنوان الخطابات الرسمية واضحًا.
- كتابة مقدمة مختصرة لا تتجاوز ثلاثين كلمة تمدح فيها الدور الذي تقدمه الجهة الرسمية.
- كتابة الأسباب التي دفعت إلى كتابة الخطابات الرسمية، ويجب أن تكون الأسباب واضحة، ومجدية، وحقيقة.
- كتابة الغرض، والهدف من الخطاب الرسمي، وهو الشيء الذي يجب أن يحققه الخطاب.
- كتابة خاتمة قصيرة توضح من خلالها تأكيدك على الطلب الوارد في مضمون الخطاب الرسمي، وترجو من الجهة الموجه إليها المعروض الرسمي الاستجابة للطلب الذي يتضمنه الخطاب.
- كتابة جملة عرفان، وشكر، وتقدير إلى الجهة التي سوف تتلقى الخطاب الرسمي.
- تذييل الخطاب الرسمي باسم، وتوقيع، وختم الجهة التي يمثلها الخطاب الرسمي.
كيفية كتابة خطابات رسمية
يتساءل الكثير من الأفراد عن كيفية كتابة خطابات رسمية بطريقة صحيحة، ونموذجية، وقبل البدء في شرح كيفية كتابة الخطابات الرسمية سوف نتعرف أولًا على أنواع الخطابات الرسمية، وهي كالآتي:
أولًا: الخطاب الرسمي الهابط:
هذا النوع من الخطابات الرسمية يطلق عليه الخطاب الهابط، وهو الذي يأتي من الإدارة العليا إلى الإدارة المتوسطة، أو الإدارة السفلى، أو الموظفين، ولا يقتصر هذا النوع على الخطابات الرسمية في جهات العمل فقط بل يشمل الخطابات الرسمية في الجهات الحكومية من المستويات العليا إلى المستويات السفلى.
ثانيًا: الخطاب الرسمي الصاعد:
هذا النوع من الخطابات الرسمية يطلق عليه الخطاب الصاعد، وهو عكس الخطاب الهابط تمامًا، حيث يأتي هذا الخطاب الرسمي من الإدارة السفلى إلى الإدارة العليا، ومن المستويات الإدارية السفلى إلى المستويات الإدارية العليا.
ثالثًا: الخطاب الرسمي الأفقي:
هذا النوع من الخطابات الرسمية يختلف عن الخطابات الرسمية الصاعدة، والهابطة، ولا تحمل الخطابات الأفقية في مضمونها أي توجيهات، أو أوامر، بل تحتوي على معلومات، وتعبر عن مصالح مشتركة ما بين الجهات التي يعنيها هذا النوع من الخطابات.
أهم النصائح لتوضيح كيفية كتابة الخطابات الرسمية
هناك نصائح مهمة يجب اتباعها، ومراعاتها، والتقيد بها، والتي تساهم في توضيح كيفية كتابة الخطابات الرسمية، وهي كالآتي:
- أولًا: هناك نموذج، وقالب محدد خاص بالخطابات الرسمية، والذي يجب التقيد به عند كتابة الخطابات الرسمية، حيث توضع إكليشة الجهة في رأس الورقة، وهذا هو ما يجعل الخطاب رَسْمِيًّا بشكل أكثر.
- ثانيًا: تقسيم الخطاب الرسمي إلى أجزاء محددة، وكتابة الأمور التي يجب كتابتها في كل جزء من تلك الأجزاء، وقد تحدثنا عن هذا بالتفصيل في البنود السابقة.
- ثالثًا: تجنب الأخطاء النحوية، واللغوية، وتجنب كتابة العبارات المبهمة، وغير الواضحة، وكتابة الخطاب الرسمي باللغة العربية الفصحى.
- رابعًا: الحرص على أن يكون الخطاب الرسمي مختصرًا؛ لأن الخطاب إذا زاد عن صفحة واحدة فإنه يصبح عبارة عن تقرير، وليس خطابًا.
- خامسًا: يجب جمع بيانات، ومعلومات عن الجهة التي سيتم توجيه الخطاب الرسمي إليها، من حيث نشاط الجهة، واهتمامها، وكذلك الأفراد المسؤولين على تلك الجهات؛ وذلك من أجل أن يعرف الفرد من يخاطب.
كتابة خطابات ادارية
يتطلب كتابة خطابات إدارية مهارات فريدة، وقدرات متميزة، بحيث يستطيع الفرد الذي سوف يكتب الخطاب استخدام المصطلحات الإدارية، والقانونية، وتوظيفها التوظيف الصحيح في مضمون الخطاب الإداري.
الخطابات الإدارية ليست محصورة على جهات العمل فقط، ولكنها تشمل الخطابات في الجهات الحكومية والدوائر الرسمية، كما أنها تنقسم إلى ثلاثة أنواع وهي الخطابات الرسمية الإدارية الهابطة، والصاعدة، والأفقية.
خطوات كتابة خطابات ادارية:
ولكتابة خطابات إدارية بطريقة صحيحة يجب اتباع مجموعة من القواعد الرئيسية التي تمكنك من كتابة خطاب إداري بطريقة نموذجية، ومتميزة، وهي كالآتي:
- أولًا: كتابة اسم الجهة الإدارية التي يمثلها الخطاب الإداري، وكذلك اسم الجهة التي يعنيها الخطاب الإداري في مقدمة الخطاب، وبعد ذلك يجب كتابة اليوم، والتاريخ، ورقم الخطاب، وجملة البسملة.
- ثانيًا: عند كتابة الخطاب الإداري يجب استخدام الألقاب الرسمية، ولا يصح الإشارة إلى أي فرد من الأفراد باسمه صراحة في مضمون الخطاب الإداري بل يجب استخدام المسمى الوظيفي للفرد، والتالي مثال يوضح هذا الأمر:
- السيد:… رئيس مجلس إدارة شركة… الفاضل.
- ثالثًا: بعد الانتهاء من كتابة الخطاب الإداري يجب التوقيع على الخطاب قبل إرساله إلى الجهة الإدارية التي يعنيها الخطاب، وتذييل الخطاب الإداري بختم الجهة كذلك.
خدمات كتابة خطابات ادارية
يمكن الاستعانة بخدمات كتابة خطابات إدارية عبر مكاتب المحامين، والمستشارين، والمتخصصين في كتابة الخطابات الإدارية بطريقة صحيحة، وناجحة.
وهناك مواقع إلكترونية تقدم هذه الخدمات، حيث تمتلك تلك المواقع الإلكترونية كادرًا متميزًا من مختلف البلدان، حيث يمتلك هؤلاء الكتاب قدرات، ومهارات عالية جدًا في كتابة الخطابات الإدارية الرسمية، ويمكن الاستعانة بهذا النوع من الخدمات، حيث يستطيع الشخص الحصول على الخطاب الذي يرغب به من أي مكان، وفي أي وقت ممكن.
ونحن هنا سوف نقدم للسادة القراء نموذج فارغ يوضح خطابًا إداريًّا، حيث يمكن تعبئة بيانات هذا النموذج بشكل صحيح للحصول على خطاب إداري، وهو كالآتي:
اسم الجهة:…
اليوم:…
التاريخ:…/…/… هـ
الموافق:…/…/… م
رقم الخطاب:…
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى:… (كتابة اسم الجهة الموجه إليها الخطاب).
تحية طيبة، وبعد:
الموضوع:… (كتابة عنوان الخطاب).
في مقدمة هذا الخطاب نتقدم إلى سيادتكم الكريمة بخالص التقدير، والثناء على جهودكم المبذولة، وتعاونكم المستمر.
إن الأسباب التي جعلتنا نتقدم إليكم بهذا الخطاب واضحة، وهي: (كتابة الأسباب، والدافع).
ولهذا فإننا نريد… (كتابة الغرض من الخطاب).
وتقبلوا خالص الشكر، والتقدير.
مقدم الخطاب:…
التوقيع:…
الختم:…
اقرأ أيضًا: أفضل طريقة لكتابة الخطابات الرسمية
بهذا الشكل نكون قد وصلنا إلى نهاية حديثنا عن كتابة خطابات رسمية، والذي تناولنا فيه مجموعة من العناصر المتميزة عن طريق مقدمة عن الخطابات رسمية.
وكذلك طريقة كتابة خطابات رسمية، وشرح كيفية كتابة خطابات رسمية، وقواعد كتابة خطابات إدارية، واستعراض خدمات كتابة خطابات إدارية.
وللحصول على كتابة خطابات رسمية يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم:966537766633+
