الخطابات الرسمية إحدى الوسائل التي يحتاج إلى اتباعها بعض الأفراد في المملكة العربية السعودية لأغراض مختلفة.
ومن خلال هذا المقال سنتناول كل ما يتعلق بكيفية كتابة خطاب رسمي بالخطوات النظرية والتطبيق العملي أيضًا، والجهات الرسمية التي تتسلم هذه الخطابات، لتكتمل إفادتكم.
لا تفوتكم خدماتنا الكتابية الأخرى لجميع أشكال المعاريض والطلبات والتظلمات والشكاوى، التي يمكنكم الحصول عليها بأعلى جودة وبسعر رمزي من خلال التواصل معنا عبر تطبيق واتساب على هذا الرقم: 966537766633+
محتوي المقالة
خطاب رسمي
إن الفرد في هذه الحياة قد يتعرض لبعض الحوادث التي تجعله لا ينام الليالي الطوال، وينتابه فيها الأرق والقلق في جميع الأحوال.
فيصير مشتت البال منكوس الحال، لذلك يحتاج -بعد توجهه إلى الله عز وجل بالدعاء- إلى أن يسعى لتتبع الأسباب التي تفرج عنه ما حل به من شدة وبلاء.
من هذه الأسباب التوجه إلى الجهات أو الشخصيات الرسمية الذين بإمكانهم أن يقدموا العون والمساعدة اللازمة لهز
ويكون ذلك من خلال كتابة خطاب رسمي يقوم بصياغته وكتابته بصورة رسمية، يشرح فيه مُشكلته، ويذكر الأسباب التي دفعته لتقديم خطاب رسمي، ويطلب من الجهة المعنية الوقوف معه في محنته من أجل تبديد غيوم كربته.
العوامل التي تدفع الفرد لكتابة خطاب رسمي مُتعددة ومُتنوعة، وتنحصر بين أمرين الشكوى والطلب، فقد يكون سبب كتابة الخطاب شكوى، بسبب اعتداء من شخص ما.
سواء كان ذلك الاعتداء باليد أو اللسان، أو شكوى طرد تعسفي من عمل، أو شكوى تشهير على مواقع التواصل… و غيرها من الشكاوى.
قد يكون سبب كتابة خطاب رسمي الرغبة في تقديم طلب ما، إما أن يكون طلب مساعدة مالية من أجل قضاء الديون والقروض التي قد تراكمت على صاحب الخطاب وأثقلت كاهله، ولم يستطع قضاءها والخلاص من همومها التي أسهرته، أو طلب نقل من وظيفة… وغيرها من الطلبات.
هنالك أسباب كثيرة أخرى لا يمكن حصرها، تجعل الفرد يقوم بكتابة خطاب رسمي، يُقدمه إلى الأشخاص أو الجهات الرسمية.
المقصود بالخطاب الرسمي رسالة مُحررة قد تحتوي على مستندات ووثائق يتم توجيهها عادةً إلى الأشخاص أو المؤسسات الرسمية، للنظر في الشكوى أو الطلب الذي يتضمنه الخطاب.
وينبغي أن تكون اللغة المستخدمة فيها لغة رسمية تُعبر عن المعلومات التي يتضمنها الخطاب بدقة و وضوح، وهناك تنسيق مُحدد يجب اتباعه في هذا النوع من الخطابات.
في هذا المقال سنشرح كيفية كتابة خطاب رسمي وصياغته بشكل مقنع ومؤثر، من خلال خطوات نظرية ونماذج تطبيقية، فإذا كنت مهتمًا -عزيزي القارئ- بهذا الأمر، فندعوك لاستكمال قراءة المقال.
لمزيد من المعلومات اضغط على هذا الرابط: نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية
خطوات كتابة خطاب رسمي
هناك خطوات وخصائص ينبغي التنبه لها عند كتابة أي خطاب رسمي ، حتى يكون الخطاب متقنًا وسليمًا لا تتخلله أخطاء.
ويكون مؤهلًا للقبول من قِبَل الجهات الرسمية، لذلك في هذه الفقرة سنوضح كيفية كتابة خطاب رسمي بشكل صحيح بالخطوات، والخصائص التي تميز الخطاب الرسمي عن غيره.
أولًا- خطوات كتابة خطاب رسمي:
هناك خطوات لكتابة الخطاب الرسمي نُجملها في النقاط التالية:
- الخطوة الأولى: البداية بالبسملة اقتداءً بالكتاب العزيز، وتأسِّيًا بالنبي -صلى الله عليه وسلم- في مكاتباته ورسائله، وهي من أبلغ الثناء والذكر.
- الخطوة الثانية: كتابة اسم الجهة أو الشخص المعني بالخطاب الرسمي، ويكون ذلك بعد البسملة مباشرة، كالآتي: “بسم الله الرحمن الرحيم إلى معالي وزير التربية والتعليم المحترم/ ………..”.
- الخطوة الثالثة: تقديم التحية إلى الجهة المقصودة بالخطاب، ولا يوجد أفضل ولا أكمل من التحية بالسلام (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته)، لأنها دعاء بالسلامة من الآفات، ثم نتبعها بعد ذلك بكتابة “تحية طيبة وبعد”.
- الخطوة الرابعة: كتابة موضوع الخطاب الرسمي، حتى يكون لدى الجهة المعنية إدراك مُجمل بفحوى الخطاب، وتكون طريقة كتابته على النحو الآتي: “الموضوع/ خطاب طلب مساعدة مالية”.
- الخطوة الخامسة: القيام بواجب الشكر والثناء على الجهات المعنية بالخطاب الرسمي على ما تقوم به من خدمات للوطن والمواطن، حتى يكون حافزًا لهم على الاستمرار في خدمة المواطنين وتقديم مزيد من الجهود.
- الخطوة السادسة: سرد موضوع الخطاب بسلاسة ويُسر، مع الاختصار والاقتصار دون إطالة وإسهاب، وذكر الأحداث المهمة التي لا يمكن إغفالها، بشرط أن يكون وجودها ضروريًّا في الخطاب، وذكر الأماكن والتواريخ والأسماء إذا كانت الشكوى مُتعلقة بقضية جنائية، وتجنب الكذب وتزييف الحقائق وتقليب الوقائع والمبالغة والتضخيم في سرد الأحداث.
- الخطوة السابعة: ختم الخطاب بتوجيه الجهة بالنظر إلى الشكوى أو الطلب المسطور في الخطاب، وأخذه بعين الاعتبار، وتجديد الشكر للجهة المعنية، والدعاء لهم بدوام الصحة والعافية وطول العمر.
- الخطوة الثامنة: كتابة المعلومات المهمة الخاصة بمقدم الخطاب، وموضع هذه المعلومات هو تذييل الصفحة، وتكون مشتملة على الآتي: اسم مقدم الطلب أو من ينوب عنه، ورقم الهوية الوطنية، والرقم الوظيفي، ورقم الهاتف، والعنوان، والإمضاء.
- الخطوة التاسعة: مراجعة الخطاب والتأكد من عدم احتوائه على أخطاء إملائية أو نحوية، أو أخطاء في المعلومات والأحداث.
- الخطوة العاشرة: وضع الخطاب داخل ظرف، وإرفاق الوثائق والمستندات المهمة الداعمة للمعلومات التي تضمنها الخطاب، وإرسالها إلى الجهة المعنية.
ثانيًا- خصائص الخطاب الرسمي:
هناك عدد من الخصائص التي تُميز الخطابات الرسمية عن غيرها من الخطابات غير الرسمية، وفيما يلي بيان خصائص الخطاب الرسمي:
- أولًا: الغرض من الخطاب الرسمي إيصال شكوى أو طلب إلى جهة تتصف بالرسمية، وهذا يعني أن الخطاب الرسمي لا يتم استخدامه لإرسال التحيات والمحادثات، فالهدف منه إعطاء إشعار للجهة الرسمية بأمر مهم يحتاج إلى نظر ومساعدة.
- ثانيًا: يجب أن تكون اللغة المُستخدمة في الخطاب الرسمي اللغة العربية الفصحى، مع انتقاء عبارات وجمل جيدة البناء، واختيار مفردات رنانة ومفهومة، وتجنب المفردات التي لا تُفهم، والكلمات والعبارات العامية لأنها لا تعبر عن الرسمية.
- ثالثًا: تضمن الخطاب عبارات الاحترام للجهة الرسمية، وتجنب استخدام العبارات المُبتذلة أو التعبيرات غير اللائقة.
- رابعًا: تضمن الخطاب الألقاب الرسمية المناسبة للجهة التي ستتقدم إليها بالخطاب الرسمي، كالآتي: “سمو الأمير، أو صاحب السكو الملكي، أو سيادة رئيس الديوان، أو سيادة القاضي…” وغيرها من الألقاب الرسمية التي تناسب الجهة المعنية.
- خامسًا: عدم إطالة الخطاب لأن هذه الجهات التي تستقبل هذا النوع من الخطابات الرسمية منشغلون جدًّا، ولا يمكنهم قضاء جُل الوقت في قراءة نصوص طويلة، لذلك من الأفضل الاختصار قدر الإمكان عند كتابة الخطاب.
- سادسًا: كتابة الخطاب عن طريق جهاز الكمبيوتر، حتى يكون الخط واضحًا ومفهومًا للجهة المعنية.
صيغة خطاب رسمي
المقصود بالصيغة الألفاظ والعبارات التي تدل على قصد المتحدث، ونعني بصيغة خطاب رسمي الأساس والبناء الذي يتألف منه الخطاب سواء الكلمات أو العبارات، وكيفية كتابتها بصيغة مناسبة ومُهذبة ورسمية.
ومن أجل بيان ذلك نعرض فيما يلي نموذجًا تطبيقيًّا لصيغة خطاب رسمي:
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى سيادة القاضي الفاضل/…………..
وفقكم الله لما فيه تحقيق العدل لكل مظلوم.
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
تحية طيبة وبعد:
الموضوع/ خطاب شكوى من زوج
سيادة القاضي:
أنا المواطنة/ …………….، متزوجة ولديَّ ثلاثة من الأبناء الذكور، وأتقدم إليكم بهذه الشكوى ضد زوجي.
سيادة القاضي:
لا يخفى عن سيادتكم أن الزواج قائم على أساس المودة والرحمة، وإذا انهدم هذا الأساس خر سقف الزواج وانهار، ولن يتضرر من هذا الانهيار إلا الأبناء.
أنا متزوجة من زوج يضربني دائمًا، ولا يعرف التفاهم والحوار، وضربه شديد مُبرح يكسر عظمًا ويشوه وجهًا، فقد كسر لي مرة أحد ضروسي، ويدي اليسرى، وجسمي مليء بالكدمات والكسور، ويشهد على ضربه لي جميع جيراني في العمارة التي أسكن فيها، بل في أحيان كثيرة يتدخل بعض الرجال لأنهم يسمعون صراخي وصراخ أبنائي.
أخبرت أحد إخوته بما يحدث منه من تجاوز وتعدٍّ، وقد حاول الحديث معه عن هذا الأمر لكن دون جدوى، وكنت أتجنب رفع قضية خلع من أجل الحفاظ على أبنائي.
لكن في الحقيقة طفح الكيل، وبلغ السيل الزُبى، ولم يعد جسمي يتحمل مزيدًا الآلام والضرب، لذلك أتقدم إليكم بهذه الشكوى، راجية منكم النظر في قضيتي وحل مُعضلتي، سائلة المولى -عز وجل- أن يجعلكم من أهل السعادة دُنيا وآخرة، وأن يسلك بكم من التوفيق سبيلًا مبينًا، ولكم جزيل الشكر والعرفان.
مقدمة الخطاب/ …………………..
رقم الهوية الوطنية/ ……………….
رقم الهاتف/ …………………….
العنوان/…………………………..
تاريخ تقديم الشكوى/ …………………
التوقيع/…………………………..
لمزيد من المعلومات اضغط على هذا الرابط: نموذج خطاب شكوى رسمي
نموذج خطاب رسمي طلب
في السطور التالية نضع بين يديك -عزيزي القارئ- نموذجًا تطبيقيًّا جاهزًا لخطاب طلب رسمي يمكنك السير على منواله:
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى معالي رئيس الديوان الملكي الموقر/ فهد بن محمد بن صالح العيسى
حفظكم الله ورعاكم.
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
تحية مباركة أبعثها إليكم وبعد:
الموضوع/ خطاب طلب مساعدة.
سيادة رئيس الديوان:
يُشرفني ويُسعدني في مطلع هذا الخطاب، أن أزف إليكم أسمى عبارات الشكر والعرفان لما تقدمونه لأبناء هذا الوطن من خدمات وعطايا لا يُؤدَّى حقها، ولا ينقضي شُكرها، ولا يُستوفَى ثناؤُهَا، فلكم جزيل الشكر والعرفان.
سيادة رئيس الديوان:
أنا مواطنة أرملة، لديَّ خمسة أبناء، ثلاثة أولاد وبنتان، وقد تُوفي زوجي -رحمه الله- في حادث إطلاق نار من قِبَل مُستهترين لم يُعرف أحد منهم إلى الآن.
بعد وفاة زوجي، أثقلت المسؤولية ومصاريف الأبناء كاهلي، وتحملت أعباء ثقيلة، فقد كان زوجي المعيل الوحيد لهذه الأسرة.
الآن أعيش أنا وأبنائي على مساعدات بعض المحسنين، إضافة إلى قيامي ببعض الأعمال المنزلية البسيطة التي تدر لي دخلًا زهيدًا لا يسد حاجتي وأبنائي، ولا يسد إيجار الشقة التي نسكن فيها.
لذلك أطلب من سيادتكم مساعدتي، وتقديم العون لي أنا وأبنائي، فنحن نُعاني من تراكم الإيجارات والتهديد بالطرد من الشقة، وعدم وجود ما يكفيني أنا وأبنائي من مأكل ومشرب وملبس.
أرجو من سيادتكم النظر لهذا الخطاب بعين العطف والرفق، سائلة المولى -عز وجل- أن يسبغ عليكم من وافر الصحة سربالًا، وأن يجعلكم للمحتاجين والمستضعفين نصرًا وعونًا، ولكم خالص التحية.
مُقدمة الطلب/………………………
رقم الهوية الوطنية/ ……………….
رقم الهاتف/ …………………….
العنوان/…………………………..
تاريخ تقديم الطلب/ …………………
التوقيع/…………………………..
خطاب رسمي باللغة العربية
عند صياغة خطاب رسمي باللغة العربية، يجب الحرص على استخدام الفصحى مع تجنب العامية، لضمان فهم الخطاب من قبل جميع الجهات.
كما يجب التأكد من خلو الخطاب من الأخطاء الإملائية والنحوية، لضمان وضوح المعنى وسلاسة القراءة.
أخيرًا، يجب كتابة الخطاب بأسلوب واضح ومباشر، مع تجنب التعقيدات اللغوية والصور البيانية المُفرطة.
ختامًا عزيزي القارئ، بعد أن تعرفت إلى كل ما يخص كيفية كتابة خطاب رسمي، والجهات التي يمكنها تَسلَّمه، وعرضنا بعض النماذج التطبيقية التي سترشدك إلى كيفية صياغة خطابك بشكل سليم.
ندعوك للاستفادة من خدماتنا الكتابية الأخرى بأفضل جودة وأقل سعر، من خلال التواصل معنا عبر تطبيق واتساب على هذا الرقم: 966537766633+
