خطوات كتابة نموذج خطة عمل تنفيذية

يبحث الكثير من رجال الأعمال، والمديرين في جهات العمل المختلفة عن نموذج خطة عمل تنفيذية، حيث يمنحهم نموذج خطة عمل تنفيذية تصور مسبق عن الأعمال التي يجب تنفيذها.

ولهذا سوف نتحدث في هذا المقال عن نموذج خطة عمل تنفيذية بأسلوب مؤثر، ورائع.

يجب أن يكون لدى كل رجال الأعمال، والمديرين، والمسؤولين نموذج خطة عمل تنفيذية، حيث تمكنه خطة العمل من تنفيذ المهام بطريقة صحيحة، وفي الوقت المحدد؛ من أجل الوصول إلى أهداف المنشأة، وتحقيقها.

سوف نسلط الضوء من خلال حديثنا عن نموذج خطة عمل تنفيذية على مجموعة من العناصر الجميلة، والفريدة، والمتمثلة في خطة عمل جاهزة، نموذج خطة عمل، نموذج خطة عمل إدارية، خطة تشغيلية جاهزة، خطة عمل مشروع.

وللحصول على نموذج خطة عمل تنفيذية يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: (0533243424)

نموذج خطة عمل تنفيذية

في بيئة العمل يواجه المسؤولون، ورجال الأعمال مهام، وتكاليف متعددة، ومتنوعة يتوجب إنجازها في زمن محدد، وقد تكون المهام كثيرة، ولهذا يلجأ رجال الأعمال إلى استخدام نموذج خطة عمل تنفيذية.

إن نموذج خطة عمل تنفيذية يمثل أهمية كبيرة لدى جهات العمل المختلفة، حيث يوضح نموذج خطة عمل تنفيذية المسار الذي يجب على رجال الأعمال السير عليه؛ من أجل تحقيق الأهداف التي ينبغي الوصول إليها كما هو موجود في نموذج خطة عمل تنفيذية.

يمكننا القول إن نموذج خطة عمل تنفيذية هو عبارة عن عملية تحديد الأهداف التنفيذية، وكيفية الوصول إليها خلال زمن محدد، وهذا التعريف مستنبط من تعريف التخطيط الإداري كما عرّفه علماء الإدارة، والقيادة.

تعريف التخطيط لغةً: التخطيط لغةً من خطط للشيء، أي مأخوذة من التهذيب، والتسطير.

أما تعريف التخطيط اصطلاحًا: هو عبارة عن عملية تحديد الأهداف، وكيفية الوصول إليها.

مراحل كتابة نموذج خطة عمل تنفيذية

ستلاحظ بأن نموذج خطة عمل تنفيذية يمر بمرحلتين أساسيتين، وهما كالآتي:

• المرحلة الأولى: عملية تحديد الأهداف

وهذه هي المرحلة الأولى في بناء نموذج خطة عمل تنفيذية، حيث يمكننا تعريف الهدف بأنه عبارة عن النتيجة التي يجب الوصول إليها، ومن أجل كتابة أهداف صحيحة يجب اتباع ما يسمى في علم الإدارة الحديثة بقاعدة “smart”، وهي كالآتي:

• • أولًا: يجب أن يكون الهدف محددًا بزمن، حيث إن الأهداف غير محددة بوقت ليست أهدافًا بل هي طموحات، وإليكم مثال توضيحي على ذلك:
    مثال: “إنتاج… وحدة من مادة… خلال شهر سبتمبر لعام 2022م”.
  • ثانيًا: يجب أن يكون الهدف قابلًا للقياس، وهنا يجب تحديد الكمية التي ترغب في الوصول إليها، وهناك قاعدة إدارية شهرية تقول: “ما لا يمكن قياسه لا يمكن إدارته”، وإليكم مثال توضيحي على ذلك:
    مثال: “إنتاج مائة وخمسين ألف وحدة من مادة… خلال…”.
  • ثالثًا: يجب أن يكون الهدف المراد تحقيقه واقعيًّا، بحيث يتناسب مع قدرات، ومهارات الموظفين من أجل تنفيذه، والأهداف غير الواقعية لا تسمى أهدافًا، ولو افترضنا أن شركة من الشركات تنتج في الشهر مائة ألف من مادة…، ويتم وضع هدف للشهر القادم أن يكون الإنتاج مليون وحدة من مادة…، دون تطوير جذري في المعدات، والآلات، والأيدي العاملة.
  • رابعًا: يجب تحديد نوع الهدف الذي يجب الوصول إليه، وهذا شرط أساسي من شروط إدارة الأهداف.
  • خامسًا: يجب تحديد الوسائل التي سوف تساعد على تحقيق الهدف.

• المرحلة الثانية: آلية الوصول إلى الأهداف

وهذه هي المرحلة التالية لعملية تحديد الأهداف، وهي طريقة الوصول إلى الأهداف التي تم تحديدها في المرحلة الأولى، وهذا الجزء مهم، ولا يصح أن يكتفي رجال الأعمال بتحديد الأهداف فقط عند تكوين نموذج خطة عمل بل يجب توضيح كيفية الوصول إلى الأهداف.

خطة عمل جاهزة

خطة عمل جاهزة هي الخلاصة التي يصل إليها الشخص الذي قام بعملية التخطيط، حيث ينقسم التخطيط إلى ثلاثة مستويات بناء على الأهداف التي سوف يتم تحقيقها، وهذه المستويات هي كالآتي:

1. المستوى الأول: التخطيط الاستراتيجي.
2. المستوى الثاني: التخطيط التشغيلي.
3. المستوى الثالث: التخطيط التنفيذي.

وسوف تلاحظ عزيزي القارئ أن خطة عمل تنفيذية هي في المستوى الثالث من مستويات التخطيط، والتي توضح تنفيذ المهام، والأدوار.

خطوات كتابة خطة عمل جاهزة:

عند كتابة خطة عمل جاهزة يجب اتباع الخطوات التالية، والتي من خلالها سيكون لديك نموذج خطة عمل تنفيذية، والآتي خطوات كتابة خطة عمل جاهزة، وهي كالآتي:

• تحديد، وكتابة الأهداف التي يجب الوصول إليها، وقد تم توضيح هذه الخطوة بشيء من التفصيل كما سبق أعلاه.
• تحديد المهام، وتوزيعها على الموظفين، وذلك من خلال كتابة نموذج يوضح المهام المطلوب تنفيذها، وأمام كل مهمة يجب كتابة اسم الموظف الذي سيقوم بتنفيذها، وكذلك تحديد تاريخ تنفيذ المهمة، وتجزئة المهمة إلى أنشطة، وإضافة بند تقييم تنفيذ المهمة.
• تحديد الأولويات، وهنا يتم تحديد الأهداف التي يجب الوصول إليها أولًا، ويمكن تقسيم الأولويات حسب مربع الأولويات، حيث تنقسم المهام وفقًا لهذا المربع إلى أربعة أقسام، وهي كالآتي:

1. 1. المربع الأول: المهم والعاجل: هذا النوع من المهام التي يجب تنفيذها على وجه السرعة، وهي لا تحتمل التأخير، أو التأجيل، وهذه المهام يجب تنفيذها أولًا، ويسمى هذا النوع بمربع الطوارئ.
   2. المربع الثاني: المهم وغير العاجل: هذه المهام مهمة، ولكنها غير عاجلة، حيث لا يمكن الاستغناء عنها، ولكن يمكن تأخيرها، وهذا المربع يسمى مربع البوصلة، أو الرؤية، ويقصد بها الأمور المستقبلية المهمة.
   3. المربع الثالث: غير مهم ولكنه عاجل: هذه المهام هي غير مهمة، ولكنها عاجلة، حيث تأخذ استجابة من قبل الشخص بشكل مباشر مثل تلقي اتصال من شخص بالخطأ، حيث لا يمكنك تجاهل الاتصال، وهذا المربع يسمى بمربع الخداع.
   4. المربع الرابع: غير مهم وغير عاجل: هذا النوع من المهام غير مهم، وكذلك غير عاجل مثل تصفح الشخص على مواقع الإنترنت دون هدف، أو فائدة، وهذا المربع يسمى بمربع الضياع.

• تحديد الموارد اللازمة: في هذه الخطوة يجب تحديد الموارد المتوفرة، والموارد الغير المتوفرة، والتي تساهم في تحقيق الخطة، وتتمثل الموارد في تحديد تكلفة الخطة من خلال إعداد ميزانية مالية للخطة.

• التنفيذ، والتقييم، والرقابة: بعد تنفيذ البدء في عملية تنفيذ مهام الخطة يجب القيام بعملية التقييم، والرقابة، والمتابعة، حيث يتم وضع علامة على المهام التي تم تنفيذها، ومقارنتها مع الخطة، وكذلك تحديد الانحرافات إن وجدت.

نموذج خطة عمل

نموذج خطة عمل تنفيذية لها أنواع مختلفة، ومتعددة، ويختلف نموذج خطة عمل تنفيذية بناء على الغرض، والهدف الذي تسعى الخطة إلى تحقيقه، وتتمثل أنواع خطط العمل في الآتي:

أنواع خطط العمل:

• خطة عمل الجمهور المستهدف: هذا النوع من الخطط ترتكز على الجمهور المستهدف، حيث يتم تحديد الجمهور الذي سوف تشمله خطة العمل، وهل هذه الخطة تستهدف الأطفال، أو الشباب، أو النساء، وبناء على نوعية الجمهور يتم إعداد خطة العمل.
• خطة عمل داخلية: هذا النوع من خطط العمل يرتكز على محور العمل الذي تمارسه الجهة، ويهدف إلى تسهيل العمليات الإدارية، والإجراءات الوظيفية، ويوضح هذا النوع من الخطط لائحة النظام الإداري.

• خطة عمل خارجية: هذا النوع من خطط العمل ترتكز على الأطراف الخارجية التي تتعامل معهم جهة العمل، والمتمثلين في الموردين الرئيسين، والبنوك، والمقرضين، وغيرهم.

نموذج خطة عمل إدارية

إن خطة العمل الإدارية لها أهمية كبيرة، حيث ترتكز الخطة الإدارية على إدارة الجهة بشكل أساسي، وتكمن أهمية الخطة الإدارية في الآتي:.

• تساعد خطة العمل الإدارية في تحديد رسالة المنشأة، والرؤية الإستراتيجية للمنشأة، وكذلك الأهداف الرئيسية التي تسعى المنشأة في الوصول إليها.
• خطة العمل الإدارية تمنح المنشأة تحقيق التكامل بين الموظفين، وتحديد الفرص التي يمكن الاستفادة منها، وكذلك ترتيب الأولويات بشكل صحيح.
• خطة العمل الإدارية تساعد في توزيع المهام، والأدوار على الموظفين، وهذا ما يعرف بعملية التنظيم الإداري.
• تساعد الإدارة في عملية متابعة عمل المنشأة، والمتابعة، والرقابة بطريقة أفضل، وتمكن الإدارة من اتخاذ القرار بطريقة صحيحة.

 العناصر التي تتكون منها خطة العمل الإدارية

عزيزي القارئ من أجل كتابة نموذج خطة عمل إدارية بطريقة صحيحة فإنه يجب أولًا معرفة العناصر التي تتكون منها خطة العمل الإدارية، وهي كالآتي:

•  الملخص التنفيذي:

بعد الانتهاء من كتابة نموذج خطة عمل يجب إعداد ملخص تنفيذي عن المهام التي يجب تنفيذها في نموذج خطة عمل تنفيذية، حيث يجب أن يتضمن الملخص التنفيذي اسم المنشأة، ومحور العمل، والمنتجات التي تقدمها المنشأة.

•  الميزانية:

بعد الانتهاء من إعداد الملخص التنفيذي عن المهام يجب إعداد ميزانية مالية توضح تكلفة تنفيذ خطة العمل.

•  التسويق:

إن التسويق للمنتج، أو المشروع، أو الخدمة من الأمور المهمة، والتي يجب التركيز عليها، وتخصيص ميزانية للتسويق، حيث تفشل العديد من المشاريع نتيجة لسوء التسويق، والتسويق يختلف عن الإعلان، حيث يعتبر الإعلان جزء من أجزاء التسويق.

•  الإنتاج:

عند كتابة خطة عمل إدارية يجب تحديد كمية الإنتاج التي يجب أن تنتجها المنشأة خلال الساعة الواحدة، أو اليوم، أو الأسبوع بناء على محور العمل الخاص بالمنشأة.

خطة تشغيلية جاهزة

يجب أن يكون لدى كل رجال الأعمال خطة تشغيلية جاهزة يسير وفقها، وتوضح الخطة التشغيلية الأهداف قصيرة المدى التي يجب الوصول إليها، وكذلك المهام المطلوب تنفيذها، والأشخاص المسؤولين عن تنفيذ تلك المهام.

العناصر التي يجب توافرها في الخطة التشغيلية:

تتكون الخطة التشغيلية من مجموعة من العناصر التي يجب توافرها في الخطة التشغيلية، وهي كالآتي:

•  رأس المال البشري

يجب أن يكون لدى المنشأة مجموعة من الأفراد، وهم الموظفين، حيث سيتم توزيع المهام، والأدوار عليهم أثناء كتابة الخطة التشغيلية.

• رأس المال المادي

وهذا هو أساس قيام المشروع، حيث يجب أن يتوفر لدى المنشأة التمويل الكافي لتنفيذ الخطة التشغيلية.

•  تقييم المخاطر

الخطة التشغيلية يجب أن تحدد المخاطر المحتمل حدوثها، وتضع لكل خطر درجة محددة، ويجب أن توضح الخطة التشغيلية الآلية المتبعة في تقييم المخاطر، وكيفية معالجتها.

• موعد زمني

يجب أن تحدد الخطة التشغيلية موعد تنفيذ المهمة، وفترة الانتهاء من تنفيذ المهمة، وهذا ما يطلق عليه بالجدول الزمني للخطة التشغيلية.

خطة عمل مشروع

في إطار حديثنا عن نموذج خطة عمل تنفيذية، ومن أجل إتمام هذا الموضوع سنوضح خطة عمل مشروع، حيث يجب وضع خطة عمل لأي مشروع من المشاريع، وذلك من أجل تنفيذ المشروع بنجاح.

نصائح لكتابة خطة عمل مشروع:

وفيما يلي نصائح لكتابة خطة عمل مشروع، وهي كالآتي.

• عند إعداد خطة عمل لمشروع من المشاريع يجب أولًا كتابة الأهداف الرئيسية التي يحققها نجاح المشروع، ويجب كتابة أهداف المشروع بطريقة صحيحة.
• يجب أن تحدد خطة عمل مشروع الميزانية المالية التي يحتاج المشروع إليها، وكذلك تحديد الموارد المتاحة، والموارد التي يحتاج إليها المشروع.
• يجب تحديد فترة تنفيذ المشروع، وتحديد مصادر التمويل الرئيسية للمشروع، والتسويق للمشروع بطريقة ناجحة.

اقرأ أيضًا: الاداء الوظيفي

إلى هنا نكون قد وصلنا إلى نهاية حديثنا عن نموذج خطة عمل تنفيذية، والذي تناولنا فيه مجموعة من العناصر المتمثلة في شرح خطة عمل جاهزة.

وكيفية كتابة نموذج خطة عمل، ونموذج خطة عمل إدارية، وخطة تشغيلية جاهزة، وخطة عمل مشروع.

وللحصول على نموذج خطة عمل تنفيذية يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: (0533243424).