تعتبر مذكرة الإحاطة أداة تواصلية حيوية في البيئات المهنية، تُمكّن من تقديم المعلومات بشكل مركز وفعّال.
اختيار نموذج مذكرة الإحاطة المثالي يُساهم في تحسين جودة الاتصال ويضمن وصول الرسائل بوضوح.
من خلال حديثنا عن مذكرة الإحاطة سوف نقوم بتسليط الضوء على مجموعة من العناصر المتميزة الأخرى، والتي تتمثل في مذكرة الإحاطة، نموذج مذكرة الإحاطة، أمثله مذكرة الإحاطة، أنواع مذكرة الإحاطة، شرح معنى مذكرة الإحاطة.
تسعى خدمتنا الرائدة في تقديم الخدمات الكتابية المتميزة، حيث نقدم لكافة العملاء الكرام أجمل الطلبات، والخطابات، والتصاميم الجميلة.
كما يمكنكم الحصول على مختلف المعاريض والشكاوى الكتابية الرائعة على موقع خدمتنا الرائدة كل ما عليك هو التواصل معنا عبر تطبيق الواتس آب على الرقم التالي/ 966537766633+
محتوي المقالة
خطوات كتابة مذكرة الإحاطة
تمثل مذكرة الإحاطة أهمية كبيرة لدى الكثير من الأشخاص، حيث يلجأ الكثير من الأشخاص إلى استخدام هذا النوع المهم من المذكرات لتحقيق أهداف، وأغراض محددة سيتم ذكرها كما سيأتي معنا لاحقًا.
أهمية كتابة مذكرة الإحاطة:
عزيزي القارئ الكريم إن مذكرات الإحاطة هي نوع من أنواع المذكرات الداخلية، وتشكل أهمية كبيرة، حيث تهدف مذكرات الإحاطة إلى تحقيق الأغراض التالية:
- تهدف مذكرات الإحاطة إلى تقديم محتوى، ومضمون مختصر عن فكرة محددة، وبشكل واضح.
- تهدف مذكرات الإحاطة إلى الإشارة، ولفت انتباه طرف ما حيال فكرة محددة.
- تهدف مذكرات الإحاطة إلى شرح مفصل حول فكرة محددة، سواء كانت تلك الفكرة تثقيفية، أو تعليمية.
خطوات كتابة مذكرة الإحاطة:
عزيزي القارئ الكريم يتساءل الكثير عن كيفية كتابة مذكرات الإحاطة، وما هي الخطوات التي يجب اتباعها عند كتابة مذكرات الإحاطة، والآتي خطوات كتابة مذكرات الإحاطة، والتي تتمثل في الآتي:
- الخطوة الأولى: كتابة اليوم، والتاريخ الهجري، والتاريخ الميلادي، والبسملة “بسم الله الرحمن الرحيم” في بداية المذكرة.
- الخطوة الثانية: كتابة اسم الطرف المرسل إليه المذكرة، وصفته.
- الخطوة الثالثة: كتابة جملة الافتتاح، والإشارة إلى عنوان الموضوع مباشرة مثل: “نحيطكم علمًا”، أو “نلفت سيادتكم إلى”، وغيرها من العبارات التي تشير إلى عنوان الحديث بشكل مباشر.
- الخطوة الرابعة: كتابة مضمون المذكرة على شكل نقاط محددة، أو فقرات منفردة بشكل مختصر، وواضح.
- الخطوة الخامسة: اختتام المذكرة بالشكر، والتقدير، والامتنان للطرف المرسل إليه المذكرة.
- الخطوة السادسة: تذييل المذكرة باسم، وتوقيع الطرف المرسل مذكرة الإحاطة.
عزيزي القارئ الكريم لقد كانت تلك هي خطوات كتابة مذكرات الإحاطة، والتي سيتم تطبيقها في النماذج العملية في هذا المقال الرائع.
قواعد كتابة مذكرة الإحاطة:
عزيزي القارئ الكريم من أجل أن تتم كتابة مذكرات الإحاطة فإننا سنقدم لك قواعد ذهبية يجب الأخذ بها في عين الاعتبار، والتي تتمثل في الآتي:
- القاعدة الأولى: الاختصار في الشرح: يجب أن تكون مذكرات الإحاطة مختصرة لا تتجاوز خمسة أسطر في بعض الأحيان، وبشكل عام يمكننا القول إن مذكرات الإحاطة يجب ألا تتجاوز الصفحتين كحد أقصى، حيث يجب سرد المعلومات المهمة من خلال نقاط محددة، ومختصرة، ولكن يجب ألا يكون الاختصار في المذكرة يؤدي إلى خلل في فهم محتوى المذكرة.
- القاعدة الثانية: تقديم الأدلة، والبراهين: يجب أن تكون مذكرات الإحاطة مدعومة بالأدلة، والبراهين، والوثائق التي تؤكد مصداقية المذكرة، وتجعل مذكرات الإحاطة أكثر جاذبية.
- القاعدة الثالثة: تجنب الأخطاء: عزيزي القارئ الكريم عند كتابة مذكرات الإحاطة يجب تجنب الأخطاء الإملائية، واللغوية، والنحوية، وكذلك كتابة المعلومات، والبيانات الواردة في المذكرة بشكل صحيح، والتأكد من صحة البيانات، وكذلك استخدام لغة واضحة، ومفهومة.
مذكرة الإحاطة
لمذكرة الإحاطة أهمية كبيرة، حيث يبحث الكثير من الإخصائيين، والموظفين، والإداريين عن نموذج جاهز لمذكرة يتم من خلالها الإحاطة لطرف آخر عن أمر محدد.
عزيزي القارئ الكريم يتم استخدام هذا النوع من المذكرات عند إحاطة طَرَف ما عن موضوع عاجل، ومهم، ولا سيما في ما بين الجهات الرسمية الحكومية، وهي عبارة عن رسالة عاجلة، ويجب إحاطتها من قبل الطرف المرسل إليه على الفور.
لقد أصبح موضوع مذكرات الإحاطة له أهميته، ولا سيما في المملكة العربية السعودية، حيث أصبح هذا النوع من المذكرات ضمن المقررات الدراسية، والتي يتم تدريسها في المرحلة الثانوية لكافة الطلاب، والطالبات، والتي تهدف من خلالها إلى إكساب الطلاب مهارة إدارية في تحرير، ورفع المذكرات.
مزايا استخدام المذكرات الإلكترونية:
لم تكتفِ المملكة العربية السعودية، وغيرها من الدول بما سبق ذكره، بل تطور الأمر كثيرًا، حيث اتجه العديد من الجهات إلى استخدام المذكرات الإلكترونية أثناء الإحاطة عن أمر محدد.
ويفضل الكثير من الأطراف استخدام المذكرات الإلكترونية لأنها تحقق لهم مجموعة من المزايا، والتي تتمثل في الآتي:
- المذكرات الإلكترونية يسهل الاحتفاظ بها، وكذلك أرشفتها إِلِكْتِرُونِيًّا، حيث يمكن الرجوع إليها بسرعة في أي وقت ممكن.
- يمكن إرسالها مباشرة إلى الطرف الذي يعنيه الأمر، حيث يمكن إرسالها في أي وقت، ومن أي مكان دون جهد، وبأقل تكلفة.
- يسهل كثيرًا التعديل، والاستبدال للمذكرات الإلكترونية مقارنة مع غيرها من المذكرات اليدوية.
عزيزي القارئ الكريم لقد كانت تلك هي المزايا التي تحققها مذكرات الإحاطة الألكترونية، والتي لجأ إلى استخدامها العديد من الأطراف، والجهات الرسمية.
نموذج مذكرة الاحاطة
يبحث الكثير من الأشخاص عن نموذج مذكرة جاهز للإحاطة عن فكرة، أو أمر، أو معلومة محددة، ويوفر نموذج الإحاطة على المستفيد الوقت، والجهد، حيث يقوم بتكييف النموذج حسب مضمون المذكرة التي يرغب في تحريرها إلى طرف آخر.
النموذج الـأول:
عزيزي القارئ الكريم من أجل أن تتضح الصورة، سوف نقدم للقارئ العزيز نماذج تطبيقية عن مذكرات الإحاطة، والتي من خلالها سيتم فهم معنى مذكرات الإحاطة، وإليكم النموذج التالي:
اليوم/ ………………………….
التاريخ:…/…/… هـ
الموافق:…/…/… م
رقم المرجع/ …………………
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى السيد/ …………………… مدير عام شركة/ ………………. المحترم.
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، ثم أما بعد:
نحيطكم علمًا سيادة المدير بأنه حدث لدينا مشكلة في تمام الساعة./ …………………. صباحًا، حيث حدث خلل فني في آلة الإنتاج مما تسبب في تلف الجهاز الخاص بمحرك التشغيل، وهذا أدى إلى توقف الآلة عن التشغيل، وقد بذل المهندس الفني جهوده لإصلاح الخلل، ولكنه توصل إلى نتيجة واضحة بأن الآلة بحاجة إلى تغيير قطعة بأخرى جديدة خاصة بتشغيل الآلة، وقد أرفقنا لسيادتكم تقرير المهندس، وصورة من القطعة المطلوب شراؤها على وجه السرعة، وقد توقف الفرع عن الإنتاج نتيجة هذا الخلل الفني المفاجئ، وهذا ما لزم الرفع به إليكم.
وتقبلوا منا جريل الشكر، والعرفان.
مدير الفرع/ …………………….
التوقيع/ ………………………….
الختم/ ………………………..
النموذج الثاني:
إليكم أيها القراء الكرام نموذج آخر عن مذكرات الإحاطة، وذلك من أجل أن يتم فهم هذا الموضوع بشكل أوسع، وأفضل، وحتى يتمكن القارئ الكريم من كتابة هذا النوع من المذكرات، والنموذج التالي يوضح ذلك:
اليوم/ ………………………..
التاريخ/ …./…/… هـ
الموافق/ …/…/… م
رقم المرجع/ ………….
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى السيد/ ………………………. مدير رئيس مجلس الإدارة لدى شركة/ …………………… المحترم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، ثم أما بعد:
نود أن نطلعكم على النتائج التي خَلَصْت إليها اللجنة التي تم تشكيلها من قبلكم، والمتمثلة في التالية أسماؤهم:
الموظف/ ……………………. رئيس اللجنة
الموظف/ …………………………. نائب رئيس اللجنة
الموظف/ ……………….. عضو اللجنة
الموظف/ ……………………… عضو الجنة
الموظف/ ……………………………. عضو اللجنة
حيث تم تكليف اللجنة بعمل جرد مفاجئ لفروع الشركة، وَبِنَاء على توجيهاتكم إلينا فإنه تم عمل الآتي:
أولًا: تم النزول مَيْدَانِيًّا إلى فرع/ …………………، في يوم/ ………………….، وبتاريخ/ ……………………، حيث تم جرد الآتي:
- الصندوق الرئيسي لفرع الشركة، وهو في عهدة الموظف/ ……………………، وقد تبين أنه يوجد بداخل الصندوق رصيد فعلي مبلغ وقدره/ ……………………… ريال سعودي، وبينما كان الرصيد الدفتري لفرع الشركة في ذلك التاريخ هو/ ………………… ريال سعودي، وبهذا فإنه يوجد عجز مبلغ وقدره/ ………………………… ريال سعودي.
- تم جرد بشكل عشوائي عشرون صنفًا من أصناف مخزن المواد الرئيسي، وقد تبين بأن الرصيد الفعلي للأصناف مطابق للرصيد الدفتري في ذلك التاريخ، وبهذا فإنه لا يوجد عجز على أمين المخزن.
ثانيًا: تم النزول إلى فرع الشركة في منطقة/ …………………، وبتاريخ:……………./…/… ه، وقد تم تنفيذ الآتي:
- تم جرد خزينة الفرع حيث كان الرصيد الفعلي مبلغا وقدره/ …………………… ريال سعودي، بينما كان الرصيد الدفتري/ ………….. ريال سعودي، وبهذا فإن الرصيد الفعلي يساوي الرصيد الدفتري، وبذلك لا يوجد عجزا على أمين الصندوق.
- تم جرد الأصناف الأساسية من الدرجة الأولى، والتي في عهدة أمين المخزن الموظف/ ……………………، حيث كانت نتائج الجرد الفعلية مطابقة للرصيد الدفتري لأصناف المخزن، وبهذا فإن الرصيد الفعلي، والرصيد الدفتري متساويان، ولا يوجد عجز على أمين المخزن.
هذا ما تم الرفع به إليكم، وتقبلوا تحياتنا.
رئيس لجنة الجرد الموظف/ ………………………….
التوقيع/ ……………………….
أمثله مذكرة الاحاطة
عزيزي القارئ الكريم سنتحدث هنا عن أمثلة مذكرات الإحاطة، والتي تتمثل في تقديم نموذج عن مذكرة للإحاطة، والنموذج التالي يوضح الأمثلة الخاصة بمذكرة الإحاطة:
اليوم/ …………………….
التاريخ:…/…/… هـ
الموافق:…/…/… م
رقم المرجع/ …………………….
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى السيد/ ……………………. المدير التنفيذي لشركة/ ……………………. المحترم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، ثم أما بعد:
بحسب تكليفكم لنا في تاريخ:…/…/… ه، وذلك من أجل النزول الميداني لرفع تقارير رسمية، وعاجلة عن انتظام سير العمل في فرع/ ……………………. منطقة/ …………………….
وبعد النزول الميداني في تاريخ:…/…/… ه، فإننا توصلنا إلى النتائج التالية:
النتيجة الأولى: العمل في الفرع يسير على ما يرام، وكذلك العمال، والموظفون منتظمين في تنفيذ مهامهم بكل إخلاص، وأمانة.
النتيجة الثانية: لدى الفرع إدارة مثالية متمكنة تعمل على المساهمة في تطوير آلية العمل، ولوائح الشركة، والمتابعة المستمرة.
هذا ما تم الرفع به إليكم، وتقبلوا تحياتنا.
رئيس اللجنة/ ……………………
التوقيع/ …………………….
أنواع مذكرة الاحاطة
هناك أنواع عديدة لمذكرات الإحاطة، والتي يتم استخدامها حسب الغرض من الإحاطة، وتتمثل هذه الأنواع في الآتي:
- مذكرة قانونية.
- مذكرة قرض شخصي.
- مذكرة استثمار.
- مذكرات إدارية.
- المذكرات الأدبية.
شرح معنى مذكرة الاحاطة
مذكرات الإحاطة هي نص مكتوب من طرف “مرسل” يُرسل إلى طرف “مستقبل” لتقديم إفادة حول أمر هام.
يتجلى معنى مذكرات الإحاطة في النماذج التطبيقية السابقة التي تحدثنا عنها سابقًا، وهي توضح مذكرات الإحاطة بشكل واضح للغاية.
اقرأ أيضًا: خطوات تقديم طلب تعريف بالراتب
إلى هنا نكون قد وصلنا إلى نهاية حديثنا عن مذكرة للإحاطة، حيث تحدثنا عن هذا المقال الرائع بأسلوب مختلف عن غيره من المواضيع، وبأسلوب عميق، وواضح، ولهذا تجد أن مقالنا السابق يتضمن معلومات مفيدة، وأكيدة.
من خلال نقاشنا لمذكرات الإحاطة، تعرفنا على مفهومها، ونموذجها، وأمثلة عليها، وأنواعها، وشرحنا معناها، وخطوات كتابتها.
بهذا، نكون قد قدمنا نظرة شاملة حول هذا النوع من الكتابة، ونأمل أن يكون هذا النقاش قد ساعدك على فهم مذكرات الإحاطة بشكل أفضل.
كما يمكنكم الحصول على مختلف المعاريض والشكاوى الكتابية الرائعة على موقع خدمتنا الرائدة كل ما عليك هو التواصل معنا عبر تطبيق الواتس آب على الرقم التالي/ 966537766633+
